Как организовать электронный документооборот внутри организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать электронный документооборот внутри организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Никто не заставляет использовать электронный документооборот, но государство создаёт такие условия, что он становится необходимостью. Например, ЭДО нужен для работы с маркированными товарами. Многие маркетплейсы уже работают только с электронными документами.

Какие задачи позволяет решить внутренний документооборот.

Опираясь на опыт бывалых пользователей документооборота, в частности, на опыт Правительства Москвы, историю которого мы привели в выше, можно сделать вывод, что перевод на электронные рельсы внутренней документации позволяет экономить денежные средства за счет расходов на бумагу, увеличивать скорость работы с документами, а также усилить управленческий контроль за исполнением поручений.

Какие плюсы еще дает внедрение внутреннего документооборота:

• Дополнительная экономия, ведь отказ от бумаги влечет за собой отказ и от множества других канцтоваров, например, ручек, маркеров, файлов, уголков, папок и т.п.
• Экономится пространство, которое занимала бумага, как в квадратных метрах, так и на столах сотрудников.
• Безопасность. Вероятность потери и утечки документов стремится к нулю.
• Создается единое информационное пространство в компании. Над документом одновременно могут работать несколько сотрудников, степень доступа настраивается для каждого сотрудника индивидуально.
• Повышение качества работы с документацией за счет фиксации этапов прохождения документа и возможности контролировать процесс.
• Повышение производительности сотрудников за счет увеличения скорости работы с документацией.
• Повышение культуры работы предприятия.
• Экологическая ответственность за счет отказа от использования природных ресурсов в виде древесины, использующейся для изготовления бумаги.

Документооборот в бизнес-процессах

Большой плюс интеграции ELMA и Диадок — это возможность включить обмен документами с другими компаниями в любые процессы своего предприятия. Для этого в дизайнере ELMA предусмотрены специальные блоки: «Отправка», «Подписать», «Отклонить подпись», «Ожидание смены статуса», «Загрузка печатной формы».

Их можно использовать как любые другие элементы BPMN при моделировании процессов, тем самым закрывая все нужды компании в документообороте. Вы можете отправлять и подписывать счет-фактуры, накладные, договоры, дополнительные соглашения, акты приемки-сдачи и т.д.

Система сама поставит нужному человеку задачу подписать и отправить документ, а руководство в любой момент сможет отследить движение документов по их статусам.

Это быстро, безопасно, наглядно и максимально удобно. Сотрудники не ходят с распечатанными договорами в руках, секретарю не нужно принимать и распределять кипы документов от курьера. Компания не платит курьеру за доставку и заодно снижает расходы на бумагу, цены на которую в последнее время выросли в разы.

Стоит ли совмещать с бумажным

В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.

Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.

Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.

Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:

• Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%).

  В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.

• Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле.

  По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.

• Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.

• Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.

• Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.

• Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.

• Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.

• ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.

• У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.

Как выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — одобренная налоговой инспекцией организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обратите внимание на ряд критериев:

• Стоимость. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. При этом не смотрите на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем заявленный тариф.
• Безопасность. Как организован доступ к сервису, был ли аудит безопасности системы, где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора.
• Удобство. Можно ли пользоваться сервисом через мобильные устройства, понятный ли интерфейс.
• Роуминг. Необходим, если контрагенты пользуются другими сервисами.
• Автоматический обмен данными. Интеграция с учетной системой.
• Техподдержка. Этот критерий особенно важен для тех, кто работает в режиме нон-стоп. Скорость устранения возможных сбоев прямо влияет на финансовые результаты компании.

С какими трудностями сталкивается бизнес при настройке ЭДО

• К переходу на безбумажный документооборот необходимо подготовиться: сформировать утверждающие внутренние акты организации, зарегистрировать цифровую подпись и заключить договор с оператором.

• Иногда решение о нововведениях принимается без четкого анализа ситуации на предприятии и планирования и терпит фиаско. Сформулируйте проблемы, с которыми сталкивается организация при бумажном делопроизводстве, и наметьте задачи, на решение которых будет направлено внедрение ЭДО. В соответствии с намеченными целями выбирайте индивидуальные настройки систем электронного документооборота.

• Многие предприниматели опасаются начинать масштабную реорганизацию, думая, что налаженная система работы нарушится, а новая — не приживется. Именно поэтому лучше пользоваться готовыми решениями, чтобы не допускать ошибок и не провалить проект.

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

1. Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
2. Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
3. Документооборот непрозрачен для руководства.
4. Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

• возможности;
• надежность;
• функциональность;
• количество контрагентов;
• роуминг;
• опыт работы;
• качество обслуживания;
• стоимость продукта.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.

Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:

• нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;

• установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;

• документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;

• настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.

Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.

Как это сделать:

• в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;

• подключить контрагентов.

Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.

• Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
• Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
• Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
• Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
• Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.

Организация документооборота в банке

Бизнес-процессы в документационном обеспечении банков существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих компаниях. Это определяет специфику требований к банковским системам автоматизации управления документопотоками. В списке обязательных характеристик и требований, которые банки предъявляют к СЭД/ECM-системам, содержатся следующие:

• возможность использования ЭП (электронной подписи) и шифрования;
• масштабируемость;
• высокое быстродействие;
• повышенный уровень защищенности;
• возможность интеграции с различными IT-продуктами;
• соответствие требованиям банковского законодательства и иным нормативным актам в этой сфере и др.

Что сделать, чтобы перейти на обмен е-документами

Перед запуском системы ЭД необходимо продумать и утвердить внутренний регламент. Его формируют в виде инструкции или положения. В локальной инструкции детально прописывают, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован в определенном отделе и на конкретном этапе. В инструкции или положении описывают делопроизводственные процессы и приводят конкретные требования к бумажным и е-документам.

Следующий шаг — определиться с СЭД. Систему ЭД устанавливают как отдельное приложение на ПК. Пользователь создает, отправляет, принимает, обрабатывает и корректирует все регистры в СЭД. Специализированную конфигурацию системы приобретают напрямую у производителя или разрабатывают под потребности конкретного заказчика. По запросу, в СЭД включают различные функции:

• систему хранения (электронный архив);
• маршрутизацию;
• поддержку управления организацией;
• накопление знаний;
• совместную работу сотрудников и другие сервисы.

Ответьте на следующие вопросы:

• можете ли вы быстро найти нужный договор, счёт или приказ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
• получится ли точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
• вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
• устраивает ли объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
• вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, отправленный вами на согласование?

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Похожие записи:

• Время обращения по КАСКО после ДТП
• Скидки для студентов на ЖД билеты в 2023 году
• Ввели ли дополнительно 6 часть к статье 228 УК РФ