Кассовые чеки для авансового отчета 2023 без куарежма

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовые чеки для авансового отчета 2023 без куарежма». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Между предоплатой и авансом есть разница, соответственно, чеки на аванс и предоплату также различаются. Авансом признают передачу денег до фактического получения товара или услуги. Предоплата может быть частичной или полной, она также, как аванс, вносится до выдачи товара или получения услуги.

Расходы без онлайн-чека.

В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:

• при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);

• при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).

По статье 14.5 КоАП предусмотрены следующие штрафы за нарушения в связи с использованием ККТ:

Какие чеки приложить к авансовому отчету

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.

2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано.

По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ.

Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца.

Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Если QR-код отсутствует на чеке, как принять такие расходы?

Указанный QR-код — обязательный реквизит кассового чека (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). Если он печатается, значит, онлайн-касса полностью соответствует требованиям закона. В данной ситуации не возникает вопроса о принятии в состав расходов суммы, подтвержденной правильным чеком.

Но бывают случаи, когда QR-код на чеке отсутствует. Минфин РФ разъясняет в своем письме № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019, что приложенные к авансовому отчету документы-подтверждения произведенных платежей, если оформлены с нарушением законодательства РФ, не подлежат включению в состав расходов при расчете налога на прибыль. Требование о соответствии документов, подтверждающих расходы, прописано в статье 252 НК РФ (п.1). По аналогии такие суммы не участвуют и в уменьшении налога при УСН (п.2 статьи 346.16 НК РФ).

Таким образом, кассовый чек без QR-кода не может быть использован для подтверждения произведенных расходов в налоговом учете. Причина — QR-код является обязательным реквизитом. И его отсутствие — нарушение законодательства РФ.

Подтверждающие документы для авансового отчета

Сотрудник компании становится подотчетным лицом, когда получает деньги из кассы для выполнения служебных поручений. Наиболее распространенные виды поручений — поездка в командировку или приобретение каких-либо предметов для офиса. Независимо от того, какие расходы сотрудник понес — командировочные (проезд до места назначения и обратно, проживание, питание), общехозяйственные или др., он обязан подтвердить это, предоставив в бухгалтерию компании авансовый отчет со всеми необходимыми документами.

Документы для авансового отчета должны содержать основные реквизиты (дату, регистрационный номер и пр.), а также информацию о расходах на товары или услуги. Помимо популярного кассового чека, в качестве подтверждающих документов также могут использоваться:

• Бланк строгой отчетности (БСО) — в его роли может выступать билет на самолет или поезд, посадочный талон, абонемент на посещение курсов или тренингов и т.п.
• Приходный кассовый ордер (ПКО) — его заполняет бухгалтер или руководитель компании.
• Товарный чек — его, в отличие от кассовой квитанции, заполняет продавец (от руки или в электронном виде), он также не является фискальным документом — его не всегда выпускает официально зарегистрированная касса.

Отметим, что минус всех бумажных документов — это качество их печати и возможность утери. Однако сегодня со всем этим отлично борется цифровизация, причем как самих документов (о нововведениях с 1 июля 2021 года читайте в материале Подотчет с 1 июля 2019), так и формата подготовки авансового отчета.

Корпоративная карта – головная боль бухгалтера

Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.

Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.

Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:

Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:

Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.

Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.

Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.

Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.

До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют.

Если QR-код отсутствует на чеке, как принять такие расходы?

Указанный QR-код — обязательный реквизит кассового чека (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). Если он печатается, значит, онлайн-касса полностью соответствует требованиям закона. В данной ситуации не возникает вопроса о принятии в состав расходов суммы, подтвержденной правильным чеком.

Но бывают случаи, когда QR-код на чеке отсутствует. Минфин РФ разъясняет в своем письме № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019, что приложенные к авансовому отчету документы-подтверждения произведенных платежей, если оформлены с нарушением законодательства РФ, не подлежат включению в состав расходов при расчете налога на прибыль. Требование о соответствии документов, подтверждающих расходы, прописано в статье 252 НК РФ (п.1). По аналогии такие суммы не участвуют и в уменьшении налога при УСН (п.2 статьи 346.16 НК РФ).

Таким образом, кассовый чек без QR-кода не может быть использован для подтверждения произведенных расходов в налоговом учете. Причина — QR-код является обязательным реквизитом. И его отсутствие — нарушение законодательства РФ.

С другой стороны, есть часть предпринимателей и юридических лиц, которые по закону освобождены от применения ККТ или имеют право на отсрочку её применения. Некоторые из них в качестве подтверждения платежа выдают товарный чек, БСО или кассовый чек старого образца (без QR-кода) и не нарушают при этом закон (подробнее в ЭТОЙ СТАТЬЕ). Как быть в данном случае? Остаются спорные моменты.

Когда часть обязательных реквизитов в чеке может отсутствовать

Положения ст. 4.7 предусматривают ситуации, когда в чеке может отсутствовать часть обязательных реквизитов.

Так, например, платежным агентам разрешается не указывать в чеке ставку и размер НДС (п. 3 ст. 4.7).

А пользователям, использующим кассовую технику в отдаленных местностях, можно некоторые реквизиты не указывать в чеке (п. 2 ст. 4.7):

На бумажном чеке может отсутствовать часть реквизитов, обязательная для электронного. Состав реквизитов для разных форм чека ФНС утвердила в приказе от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

Например, реквизиты «номер смены», и «номер чека за смену» обязательны только для электронного чека (причем только для форматов фискальных документов начиная с версии 1.05).

Адрес сайта ФНС нужно включать в чек при передаче документа в ОФД электронным способом (если ранее его оператору не передавали). А для печатной формы чека этот реквизит не обязателен (письмо ФНС от 02.04.2021 № АБ-4-20/4418).

ОФД Такском : гарантируем безопасную передачу данных чеков в ФНС по зашифрованному каналу связи.

Дополнительные реквизиты чека

В некоторых случаях положения ст. 4.7 предусматривают дополнительные обязательные реквизиты чека. Так, согласно п. 3 платежные агенты (субагенты), которые ведут деятельность по приему платежей у граждан, должны указывать в чеке:

Если чек был сформирован при расчетах между юрлицами и ИП, то в нем сверх основных обязательных реквизитов должны быть указаны (п. 6.1. ст. 4.7):

Важно: эти реквизиты должны быть в чеке даже тогда, когда покупка оформляется через подотчетное лицо по доверенности.

По собственной инициативе компании и ИП вправе добавлять в чеки необязательные реквизиты. Например, рекламные тексты: сведения об акциях, скидках и другую подобную информацию. Это не является нарушением и не влияет на корректность документа.

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:

1. Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.

В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:

• Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
• Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

ВНИМАНИЕ! Если руководитель уверен, что работник исполнил поручение, и авансовый отчет был им утвержден, то документ нужно принять к бухучету.

Товарные чеки для авансового отчета с

В соответствии с его нормами отсрочку до 1 июля 2022 года получили организации и ИП, применяющие ЕНВД, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в подп. 1-5, 10-14 п. 2 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ, в частности, оказание бытовых услуг по кодам видов деятельности в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, утвержденным Правительством РФ (оказание ветеринарных услуг; оказание услуг по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автомототранспортных средств; оказание автотранспортных услуг по перевозке пассажиров и грузов и т.д.).

Кроме того, освобождены от онлайн-ККТ до 1 июля 2022 года ИП на ЕНВД, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в подп. 6-9 п. 2 ст. 346.26 НК РФ, но только при условии отсутствия у них наемных работников. А именно: при розничной торговле, осуществляемой через магазины и павильоны с площадью торгового зала не более 150 квадратных метров. К этой же категории относится оказание услуг общественного питания: на объектах с площадью зала обслуживания посетителей не более 150 квадратных метров; на объектах, не имеющих зала обслуживания посетителей. Аналогично до 1 июля 2022 года могут не применять онлайн-кассы ИП на ПСН, которые: осуществляют бытовые услуги; сдают в аренду (наем) жилые и нежилые помещения или земельные участки; изготавливают изделия народных художественных промыслов; оказывают прочие услуги производственного характера (услуги по переработке сельскохозяйственных продуктов и даров леса, защите садов, огородов и зеленых насаждений от вредителей и болезней; изготовление валяной обуви; изготовление сельскохозяйственного инвентаря из материала заказчика; граверные работы по металлу, стеклу, фарфору, дереву, керамике; изготовление и ремонт деревянных лодок; ремонт игрушек; ремонт туристского снаряжения и инвентаря; услуги по вспашке огородов и распиловке дров; услуги по ремонту и изготовлению очковой оптики; изготовление и печатание визитных карточек и пригласительных билетов на семейные торжества; переплетные, брошюровочные, окантовочные, картонажные работы; зарядка газовых баллончиков для сифонов, замена элементов питания в электронных часах и других приборах); осуществляют ремонт ювелирных изделий, бижутерии; проводят монофоническую и стереофоническую запись речи, пения, инструментального исполнения заказчика на магнитную ленту, компакт-диск; осуществляют услуги по уборке жилых помещений и ведению домашнего хозяйства; оказывают услуги по оформлению интерьера жилого помещения и услуги художественного оформления; проводят занятия по физической культуре и спорту; оказывают услуги платных туалетов; оказывают услуги, связанные с обслуживанием сельскохозяйственного производства (механизированные, агрохимические, мелиоративные, транспортные работы); осуществляют занятие медицинской деятельностью или фармацевтической деятельностью (при условии наличия лицензии на указанные виды деятельности); осуществляют частную детективную деятельность (при условии наличия лицензии на указанные виды деятельности); оказывают услуги по прокату; осуществляют экскурсионные услуги; оказывают обрядовые или ритуальные услуги; осуществляют сбор, обработку и утилизацию отходов, а также обработку вторичного сырья; а также некоторые другие виды деятельности.
Также могут еще год обойтись без ККТ ИП на патенте без работников, которые осуществляют розничную торговлю через объекты стационарной торговой сети с торговым залом не более 50 квадратных метров или не имеющие торговых залов.

Подтверждающие документы для авансового отчета

Сотрудник компании становится подотчетным лицом, когда получает деньги из кассы для выполнения служебных поручений. Наиболее распространенные виды поручений — поездка в командировку или приобретение каких-либо предметов для офиса. Независимо от того, какие расходы сотрудник понес — командировочные (проезд до места назначения и обратно, проживание, питание), общехозяйственные или др., он обязан подтвердить это, предоставив в бухгалтерию компании авансовый отчет со всеми необходимыми документами.

Документы для авансового отчета должны содержать основные реквизиты (дату, регистрационный номер и пр.), а также информацию о расходах на товары или услуги. Помимо популярного кассового чека, в качестве подтверждающих документов также могут использоваться:

• Бланк строгой отчетности (БСО) — в его роли может выступать билет на самолет или поезд, посадочный талон, абонемент на посещение курсов или тренингов и т.п.
• Приходный кассовый ордер (ПКО) — его заполняет бухгалтер или руководитель компании.
• Товарный чек — его, в отличие от кассовой квитанции, заполняет продавец (от руки или в электронном виде), он также не является фискальным документом — его не всегда выпускает официально зарегистрированная касса.

Отметим, что минус всех бумажных документов — это качество их печати и возможность утери. Однако сегодня со всем этим отлично борется цифровизация, причем как самих документов (о нововведениях с 1 июля 2021 года читайте в материале Подотчет с 1 июля 2019), так и формата подготовки авансового отчета.

При соблюдении каких требований можно прилагать к авансовому отчету квитанцию ПКО?

Обязательное требование — продавец товара или услуги обязан заполнить ПКО исключительно по форме КО-1 (постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Приходный кассовый ордер имеет в своей структуре две части: основную и отрывную. Основная часть остается в бухгалтерии продавца и прикладывается к его кассовым документам.

Отрывная часть квитанции ПКО, которую получает на руки подотчетное лицо в качестве подтверждения факта внесения денежных средств, должна содержать:

• половину оттиска печати организации-поставщика;
• сумму операции в квитанции ПКО, которая должна быть зафиксирована дважды — цифрами и прописью;
• должность, инициалы и подпись сотрудников организации, оформивших ПКО.

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО

Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:

• печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
• в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

Кассовый чек в 2021 году: что нужно знать бизнесу

Итак, что должен содержать кассовый чек в 2021 году? Обновленный список основных реквизитов, которые в обязательном порядке должны указываться в чековой квитанции при расчете с покупателями, регламентирован пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона № 54. В каждой квитанции покупатели должны увидеть следующую информацию:

Наличие вышеперечисленных реквизитов в чеке обязательно при расчетах потребителей. Кроме того, квитанции могут содержать дополнительную информацию, в зависимости от особенностей деятельности, которую ведет продавец. Так, к примеру, предприятия и ИП на ОСН печатают в чеках сумму НДС, а продавцы маркированной продукции обязаны напротив названия указывать специальный знак. Внимательно проверьте, все ли перечисленные реквизиты содержатся в ваших чеках.

Какие чеки принимать к авансовому отчету

Чтобы списать затраты на командировку, нужны подтверждающие документы. Билеты, чеки, счета за гостиницу — эти документы подтвердят потраченные суммы.

Также многие привыкли оформлять для командированного сотрудника командировочное удостоверение и служебное задание. В командировочном удостоверении работник должен также поставить отметки принимающей стороны. Однако с 2015 года это вовсе не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Для поездок в командировку не требуется ни командировочное удостоверение, ни служебное задание (расходы по командировкам можно принять без этих документов). Работник командируется на основании приказа руководителя. А даты фактического нахождения в командировке бухгалтер может определить по проездным билетам.

Если организация по-прежнему выдает командировочные удостоверения — это не является ошибкой. Главное закрепить весь документооборот во внутренних актах компании.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е. А.

Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.

Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.

Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».

Возмещение потраченных в интересах компании денег налоговая инспекция в одно время активно приравнивала к продаже. В понимании государства работник продавал работодателю товары, и нужно было удержать у него НДФЛ, а фирме начислить НДС (на ОСНО) и включить в налогооблагаемую базу (на ОСНО и УСН). Сейчас такие ситуации встречаются намного реже.

В идеале на подобные покупки надо просить предоставить служебную записку с указанием причин, которые подвигли работника на трату собственных средств. Конечно, мало кто так делает, достаточно получить утверждение отчета начальником и можно сказать, что руководство признало затраты обоснованными.

Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.

Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.

Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:

• Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
• Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
• Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.

Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:

• Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
• Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
• Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.

Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.

Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.

Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.

Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.

До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют.

Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.

Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).

Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.

Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.

В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.

При работе с авансовыми отчетами мотивируйте персонал на их точное заполнение и предоставление всех необходимых документов:

1. При приеме на работу ознакомьте сотрудников с положениями под роспись (после этого оправдания «я не знал» и «впервые об этом слышу» не рассматриваются).
2. Не пожалейте времени на короткую памятку, она избавит от лишних вопросов.
3. Напомните об ответственности и последствиях предоставления поддельных документов – снимут не только расходы с организации или ИП, работнику придется отдать 13% от суммы в качестве НДФЛ и возместить ущерб работодателю (возможно в судебном порядке).

Похожие записи:

• Кто является участниками судебного уголовного судопроизводства
• Положение о персональных данных 2023 со всеми изменениями
• Сумма дохода для получения вычета на ребенка в 2023 году