Какие документы нужны для авансового отчета за медосмотр

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужны для авансового отчета за медосмотр». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Работодатель требует пройти медосмотр за свой счет

Практика, когда работодатели просто отправляют вновь принятых работников на предварительные медосмотры за свой счёт, очень распространена в России. Работник идёт проходить медосмотр и оплачивает его сначала из своего кармана. Потом работодатель возмещает ему затраты.

Тоже самое произошло в случае с гражданином Л. Но в связи с тяжёлым материальным положением работник не смог оплатить медосмотр. Поэтому гражданин Л. обратился в суд с требованием, признать незаконным бездействие работодателя, выразившееся в необеспечении прохождения истцом обязательного предварительного медицинского осмотра при поступлении на работу уборщиком территории с вредными и опасными факторами. Также работник потребовал взыскать с ответчика компенсацию морального вреда 1 млн. рублей.

Районный суд Екатеринбурга частично удовлетворил исковые требования, обязав работодателя оплатить медосмотр работнику в течение 5 дней после вступления в силу судебного решения, а также возместить моральный вред в размере 1 тысяча рублей.

Если формируете платежку вместо уведомления

Напомним, что с 2023 года организации и ИП должны сдавать в ИФНС уведомления об исчисленных налогах и взносах.

Уведомление об исчисленных суммах представляется по тем налогам и взносам, по которым по сроку уплаты еще не подается налоговая отчетность (п. 9 ст. 58 НК). Это ежемесячные платежи по НДФЛ и страховым взносам, авансовые платежи по налогу на имущество, транспортному и земельному налогам, по ЕСХН и налогу по УСН.

Однако в 2023 году – переходный период. Пока организации и ИП вправе вместо уведомлений направлять в ИФНС «старые» платежки по каждому налогу или взносам. Но заполнять их нужно по-особенному.

С 11 февраля 2023 года стало ясно, какие данные нужно внести в платежку-уведомление:

Итоговая шпаргалка (пямятка)

Компенсация за медосмотр при приеме на работу — какими способами работодатель может оплатить медицинское обследование

Закон не запрещает нанимателям оплачивать медосмотр соискателям любым удобным для них способом. Варианты могут быть следующие:

1. Перечислить денежные средства новому сотруднику после того, как тот принесет заявление на выплату компенсации с квитанцией об оплате услуг медицинской организации (если соискатель прошел медосмотр до того, как обратиться к нанимателю). Руководство должно дать распоряжение бухгалтеру, а тот включит компенсационную выплату в сумму ближайшей зарплаты.
2. Отправить соискателя на медосмотр, после чего выплатить компенсацию. Руководитель оформляет акт, в нем указываются сведения о будущем сотруднике (как о плательщике) и о нанимателе (как о том, кто обязуется компенсировать расходы).
3. Руководство фирмы заключает договор с центром медицинских комиссий, в котором сказано о том, что расходы по прохождению медосмотров ложатся на компанию. Этот вариант наиболее предпочтителен, так как соискатели могут проходить медицинское обследование в чересчур дорогих клиниках, а соглашение с медицинским центром позволит получать скидки.

Кто может стать подотчетным лицом

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник должен отчитаться в положенный срок посредством авансового отчета. Именно поэтому служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, называется подотчетным лицом.

С 2014 года получать аванс могут не только непосредственные работники предприятия, но и внештатные служащие, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).

Подотчетные средства могут быть переданы ответственным служащим не только в наличной форме, но также на банковскую карту путем безналичного перевода (Письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель также может определить круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники, в свою очередь, должны выразить согласие с данным назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые могут получать подотчетные средства.

Все подотчетные лица должны в обязательном порядке отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовый отчет в бухгалтерию в положенный срок.

Процедура возмещения медосмотра сотрудникам

Каждым работодателем может быть выбран один из наиболее удобных вариантов компенсирования расходов, которые были понесены сотрудниками во время прохождения медицинского осмотра:

1. Заключение официального договора с соответствующим медицинским учреждением. Предметом такого соглашения будет являться предоставление диагностических и иных медицинских услуг, которые предлагаются будущим работникам конкретной организации. Все обязательства сторон при этом отражаются в соответствующих пунктах заключенного договора. Там же указывается и стоимость услуг. Данный вариант можно назвать максимально удобным. При его выборе сотруднику не нужно будет тратить свои собственные денежные средства и потом получать за них соответствующую компенсацию.
2. Направление сотрудника на медицинский осмотр за его собственный счет, с последующим предоставлением положенной денежной компенсации. Для получения этой компенсации служащему необходимо будет оформить различные документы. Главным из них, безусловно, будет являться соответствующее письменное заявление о получении денежных средств. После составления данный документ передается на стол начальству. Руководитель, в свою очередь, ставит на заявлении собственную визу и направляет его для дальнейшей работы в отдел бухгалтерии.
3. Самостоятельное прохождение физическим лицом медицинского обследования и последующее предоставление работодателю всех необходимых документов для оплаты. Как правило, такой вариант нередко используется при прохождении осмотров кандидатами на ту или иную должность. О вопросе прохождения человек может позаботиться заранее и получить все необходимые медицинские услуги за свой собственный счет.
   В таком случае сразу после трудоустройства новичку нужно будет представить работодателю личное заявление, а также документы, подтверждающие оплату медицинских услуг. Руководитель, в свою очередь, утверждает оплату, а также передает полученные им документы в отдел бухгалтерии. В большинстве случаев денежная компенсация выплачивается сотруднику в день выдачи заработной платы на предприятии. Сразу следует отметить, что данный вариант нередко оказывается наиболее проблематичным для соискателя. Дело в том, что здесь всегда будет присутствовать вероятность получения отказа от работодателя. В этом случае единственным способом предъявления официальных претензий и защиты собственных прав может стать только обращение в судебное учреждение.

Как исправить ошибки в авансовом отчете?

Если вы нашли ошибку в авансовом отчете, то исправления можно сделать по общим правилам исправлений в первичных документах:

• Если сделали какую-то неправильную запись (Например: сотруднику выдали в подотчет 5 000 руб. на канцтовары. Фактическая стоимость составила 4 278,13 руб. При заполнении авансового отчета сотрудник допустил ошибку, указал сумму расхода 4287,13.) В данном случаи необходимо зачеркнуть одной строкой 4 278,13 , прописать верную сумма 4 287,13 с пометкой исправленному верить, при этом исправленная запись должна быть читаемой;
• Рядом сделать отметку «исправлено»;
• Ответственный сотрудник должен заверить исправление своей подписью.

Документы для возврата денежных средств

Для того чтобы работодатель перечислил компенсацию за пройденный медосмотр, нужно подать в его адрес заявление. Заявление составляется в произвольном порядке и содержит указание на следующую информацию:

• ФИО руководителя, в адрес которого оно подается;
• наименование компании-работодателя;
• ФИО сотрудника-заявителя и его должность;
• название документа: «Заявление»;
• сущность просьбы: выплатить компенсацию по расходам на медицинский осмотр;
• размер компенсации;
• дата подачи заявления;
• подпись заявителя с расшифровкой.

Кому нужно проходить медкомиссию при трудоустройстве

Существуют определённые категории сотрудников, для которых прохождение медосмотра предопределено действующим законодательством:

• водители — обязательно прохождение нарколога и психолога;
• персонал, задействованный на предприятиях с вредными и опасными условиями труда — фактор вредности определяется специальной оценкой;
• офисные служащие, вынужденные проводить за компьютером больше половины рабочего времени — ежегодно;
• сотрудники предприятий общепита — оформление медкнижки;
• работники пищевых предприятий — оформление медкнижки;
• персонал, работающий в непосредственном контакте с детьми — преподавательский состав дошкольных и школьных учреждений, включая группы временного пребывания;
• сотрудники сфер бытового обслуживания — банно-прачечные комплексы, парикмахерские, салоны красоты и пр.;
• медперсонал — поликлиники, лаборатории, стационары.

Помимо этого, медкомиссии проходят несовершеннолетние сотрудники и персонал, откомандированный на Крайний Север и районы с аналогичными условиями.

ФСС: как отчитаться и получить возмещение

Специальная оценка отражается не только в декларации, подаваемой в Роструд, но еще и в отчете 4-ФСС (таблица 5), начиная с первого квартала 2019 года. В отдельной строке в той же таблице показываются медосмотры. До нового года эти данные неизменны, т.к. значения ставятся на начало года. При направлении расчета за 1 квартал 2020 не забудьте проверить, произошли ли изменения, и заполнить таблицу.

Чтобы возместить свои затраты по обязательным медосмотрам, работодатель обращается в ФСС за соответствующим финансированием (Правила утверждены Приказом Минтруда №580н от 10.12.2012 г.).

Важно! Заявление подается в текущем году до 1 августа (т.е. по 31 июля включительно)

В 2019 срок уже вышел, теперь воспользоваться льготой можно только в 2020 году и чем раньше, тем лучше, ведь Фонд может отказать в предоставлении финансирования, если исчерпаны средства бюджета.

Расчет суммы, которую возместит (выделит) ФСС, делается на основе данных предыдущего календарного года по формуле:

(Начисленные взносы на травматизм — расходы на оплату «несчастных» больничных и отпусков на период лечения и проезда к месту лечения сверх ежегодного обычного отпуска) х 20%

Страхователь, заботящийся о предпенсионерах, направляет дополнительные средства на их санаторно-курортное лечение, может рассчитывать на 30%.

Для предприятий, не обращавшихся за финансирование в два предыдущих года, штат которых не превышает сто человек, установлены более выгодные условия. Они могут произвести расчет не из одного предшествующего года, а сразу из трех предыдущих лет. При этом размер помощи все же не должен быть выше, чем сумма взносов текущего года.

Для возмещения потребуются (список актуален для финансирования по медосмотрам): заявление, план предупредительных мер и их финансирования в текущем году (оригиналы), списки мероприятий по улучшению условий и охране труда (по результатам СОУТ) и список сотрудников, подлежащих прохождению медицинских осмотров в текущем году в виде копий, договор с лицензированной медицинской организацией и ее лицензия (копии).

Обратите внимание! В некоторых отделениях попросят отдельные документы продублировать в электронном виде на электронную почту или через неформализованную переписку по ТКС. Когда ФСС даст добро, страхователю придется ежеквартально дополнительно к расчету 4-ФСС представлять отчет об использовании сумм взносов

Дополнительно понадобятся копии актов врачебных комиссий и сведения из них, а также копии платежных и иных документов, подтверждающих оплату медосмотров и фактическое получение услуг (счета, платежные поручения, кассовые чеки, акты)

Когда ФСС даст добро, страхователю придется ежеквартально дополнительно к расчету 4-ФСС представлять отчет об использовании сумм взносов. Дополнительно понадобятся копии актов врачебных комиссий и сведения из них, а также копии платежных и иных документов, подтверждающих оплату медосмотров и фактическое получение услуг (счета, платежные поручения, кассовые чеки, акты).

Пока взаимодействие с ФСС по телекоммуникационным каналам связи, исключая подачу отчетности, не налажено, поэтому большинство документов придется нести лично (если отправляете представителя или ответственное лицо – не руководителя, то не забудьте передать с ним доверенность). Также можно воспользоваться сайтом Госуслуг.

При расчете налога на прибыль сумму зарплаты за время прохождения обязательного медосмотра учитывайте в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении зарплаты, начисленной за время прохождения обязательного медосмотра. Организация применяет общую систему налогообложения

Рабочий ООО «Производственная фирма “Мастер”» А.И. Иванов направлен на периодический обязательный медосмотр с 22 по 24 апреля 2015 года включительно (3 дня). На это время за ним сохраняется средний заработок. Учет рабочего времени Иванова ведется в днях.

Весь расчетный период (с 1 апреля 2014 года по 31 марта 2015 года включительно) Иванов отработал полностью. В расчетном периоде 245 рабочих дней. За это время Иванову начислено 120 000 руб.

Средний дневной заработок Иванова составляет:
120 000 руб. : 245 дн. = 489,80 руб./дн.

Зарплата, причитающаяся сотруднику за время прохождения обязательного медосмотра, равна:
489,80 руб./дн. × 3 дн. = 1469,70 руб.

С этой суммы бухгалтер «Мастера» удержал НДФЛ, а также начислил взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве. Прав на вычеты по НДФЛ у Иванова нет.

Страховые взносы на пенсионное (социальное, медицинское) страхование «Мастер» начисляет по общим ставкам. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составляет 0,2 процента.

В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 20 Кредит 70
– 1469,70 руб. – начислена зарплата Иванову за время прохождения обязательного медосмотра;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 191 руб. (1469,70 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 323,33 руб. (1469,70 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 42,62 руб. (1469,70 руб. × 2,9%) – начислены взносы на обязательное социальное страхование;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 74,95 руб. (1469,70 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 2,94 руб. (1469,70 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Рассчитывая налог на прибыль, бухгалтер «Мастера» включил в расходы 1469,70 руб., а также начисленные на эту сумму страховые взносы в размере 443,84 руб. (323,33 руб. + 42,62 руб. + 74,95 руб. + 2,94 руб.).

Авансовый отчет: приложение документов на отдельных листах

В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи). 4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;3) на оплату услуг переводчиков. 5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ5.1.

• получение денежных средств от предприятия по заявке на расходы, сопутствующие выполнению задания;
• поездка в командировку: для общения с контрагентами, организации совещаний, заключения сделок и для других целей;
• проверка надлежащего оформления и предоставление в бухгалтерию документов, подтверждающих расходы на выполнение поручений и покупку товаров для нужд компании;
• составление отчета и его своевременная сдача;
• передача приобретенных товаров уполномоченному лицу;
• возвращение денег, оставшихся от выданного аванса, или получение компенсации в денежной форме (при перерасходе).

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:

• Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
• Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
• Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
• Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
• Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
• Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
• Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.

Похожие записи:

• Примирение сторон по уголовному делу по 158
• Налоги в европейских странах
• Где проходить техосмотр в 2023 году tehosmotr tech