Как оформить материальную помощь сотруднику?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить материальную помощь сотруднику?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это может быть его непосредственный руководитель — бригадир, начальник отдела, заместитель директора. В этом случае пишется служебная записка на имя директора с обоснованием выплаты и с приложением необходимых документов.
Документальное оформление материальной помощи работнику
Чтобы выплатить мат помощь, нужно выполнение двух условий:
- наступление основания;
- наличие письменного заявления от работника.
- Мы выяснили, как получить материальную помощь на работе. Для этого потребуется:
- желание работодателя;
- утверждённый нормативный акт предприятия.
Единовременная материальная помощь оказывается одному из членов семьи (супруги, дети, родители) умершего работника либо бывшего работника, вышедшего на пенсию (в течение 6 месяцев после его увольнения из вуза), в размере 30 000 руб.
Перечень документов, необходимых для получения единовременной материальной помощи в случае смерти работника:
- Копия свидетельства о смерти;
- Документы на оплату ритуальных услуг сроком давности не более 12 месяцев до даты подачи заявления в Отдел по социальной работе (далее – ОСР);
- Копии документов, подтверждающих родство (свидетельство о рождении, свидетельство о браке и др.);
- Копия паспорта (1-2 страницы);
- Реквизиты банковского счёта, ИНН, СНИЛС;
- Заявление об удержании налога на доходы физического лица с указанием налогового статуса (резидент, не резидент).
Единовременная материальная помощь также оказывается лицу, организовавшему похороны, в размере 30 000 руб.
Перечень документов, необходимых для получения единовременной материальной помощи в случае смерти работника:
- Копия свидетельства о смерти;
- Документы на оплату ритуальных услуг, оформленных на имя заявителя, сроком давности не более 6 месяцев до даты подачи заявления в ОСР;
- Копия паспорта (1-2 страницы);
- Реквизиты банковского счёта, ИНН, СНИЛС;
- Заявление об удержании налога на доходы физического лица с указанием налогового статуса (резидент, не резидент).
Единовременная материальная помощь неработающему бывшему работнику (уволенному из вуза в связи с болезнь), в случае его лечения (в т.ч. приобретения лекарств, медицинских изделий, оплаты транспортировки в лечебные учреждения, за исключением оплаты стоматологических услуг) оказывается в размере до 30 000 руб. (с учетом стажа работы в СПбГЭТУ «ЛЭТИ» и произведённых затрат) в течение 3 месяцев после увольнения по состоянию здоровья, в случае, если материальная помощь не была оказана в течение последних 3-х лет его работы.
Перечень необходимых документов:
- Документы, подтверждающие расходы, в соответствии с назначением (направлением) врача, сроком давности не более 1 года до даты подачи заявления в ОСР.
Обзор законодательной базы
На практике вопросы, которые связаны с дополнительными денежными выплатами работникам разных предприятий, являются актуальными и для самих сотрудников, и для руководителей компании. Когда нужна материальная помощь работнику? В каких случаях выплачивается? Будем вместе искать ответы на поставленные вопросы.
В действующем российском законодательстве не закреплены такого вида выплаты, из-за чего и появляются постоянные вопросы и проблемы.
Материальная помощь сотруднику упоминается в Налогом кодексе Российской Федерации, а также в ФЗ о страховых взносах, отчисляемых организациями в Фонд обязательного медицинского страхования. Также подобный термин фигурирует в подзаконных актах в качестве источника для налогообложения осуществляемых выплат.
Обзор законодательной базы
На практике вопросы, которые связаны с дополнительными денежными выплатами работникам разных предприятий, являются актуальными и для самих сотрудников, и для руководителей компании. Когда нужна материальная помощь работнику? В каких случаях выплачивается? Будем вместе искать ответы на поставленные вопросы.
В действующем российском законодательстве не закреплены такого вида выплаты, из-за чего и появляются постоянные вопросы и проблемы.
Материальная помощь сотруднику упоминается в Налогом кодексе Российской Федерации, а также в ФЗ о страховых взносах, отчисляемых организациями в Фонд обязательного медицинского страхования. Также подобный термин фигурирует в подзаконных актах в качестве источника для налогообложения осуществляемых выплат.
Алгоритм начисления выплат
Если размер материальной помощи сотруднику может быть связан с размером минимального оклада, то процедура выплаты определяется коллективным договором, а также иными локальными актами, которые разработаны непосредственно нанимателем. Необходимо помнить о том, что оказание такой помощи является правом работника, а не обязанностью работодателя. Также важно учитывать конкретные ситуации, которые позволяют сотруднику рассчитывать на подобную социальную поддержку.
Работник должен понимать, что упоминание в локальном акте организации материальной помощи не считается достаточным основанием для ее обязательного наступления. Во многих организациях работодателем принимается индивидуальное решение в каждом конкретном случае, учитывается реальная ситуация, необходимость и целесообразность социальной поддержки, а также ее точный размер.
К примеру, в государственных образовательных организациях нашей страны размер материальной выплаты ограничен размером минимального оклада. Полагается предоставление такой помощи к очередному государственному отпуску.
Работник, у которого возникли в жизни моменты (обстоятельства), соответствующие основаниям, установленным работодателем для выдачи материальной помощи, пишет нанимателю соответствующее заявление. Человек прикладывает к нему копии документов, подтверждающих данное право. Даже в тех случаях, когда материальная помощь оказывается в соответствии с Уставом организации, работник обязан написать заявление на ее получение.
К примеру, если основанием является появление ребенка у сотрудника, он прикладывает к заявлению копию свидетельства о рождении.
Если умирает член семьи, для получения социальной поддержки от нанимателя работник дополняет заявление копией свидетельства о смерти, а также документами, которые подтверждают родство.
К примеру, если было полностью уничтожено имущество, пострадало из-за стихийного бедствия, необходимо взять справку в подразделении по чрезвычайным ситуациям региона или в ином компетентном органе.
Руководитель обязан внимательно ознакомиться с поданным заявлением. В каждой организации существуют конкретные сроки рассмотрения заявления работника, определяются они локальным актом (Уставом организации). Далее нанимателем принимается решение, которое оформляется в виде приказа по организации (учреждению). В приказе формулируется четкое основание выделения конкретному сотруднику материальной помощи, отмечается срок выплаты, размер пособия, источник выплаты. Подобный приказ рассматривается как основание для бухгалтерии для начисления соответствующей выплаты сотруднику.
С позиции работодателя источник выплаты является очень важным вопросом. Финансирование может производиться из двух основных источников: из получаемой прибыли; из фонда заработной платы.
Учитывая саму суть понятия «материальная помощь», более логичным является второй вариант финансирования.
Подобная выплата является формой социальной поддержки работников, а не дополнительным вознаграждением сотрудника за добросовестное выполнение им своих прямых служебных обязанностей, поэтому неправильно делать выплаты из премиального фонда.
Такой же точки зрения придерживаются и органы власти. Целевая помощь, которая оказывается работнику единовременно, не вызывает вопросов относительно источника выплат. Она представляет собой те материальные средства, которые остались у компании после уплаты всех налогов. Спорным вопросом являются нецелевые непостоянные выплаты. К примеру, среди них можно упомянуть материальную помощь, которая нанимателем была выделена к отпуску работника.
Целевая помощь, которая единовременно оказывается из-за стихийного бедствия либо чрезвычайной ситуации, смерти родственника либо самого сотрудника, не облагается в нашей стране НДФЛ. С выдаваемой суммы не удерживают страховые взносы.
Материальная помощь в размере 50000 рублей, выдаваемая при рождении ребенка, также не подлежит обложению НДФЛ, она не считается объектом удержания взносов в Пенсионный фонд, а также в Фонд социального страхования.
Если сумма выплат превышает эту величину, в таком случае с нее удерживаются взносы и налоги в общем порядке. Общий размер материальной помощи, которая не облагается НДФЛ, освобождается от уплаты социальных взносов в страховой фонд, не должен превышать 4000 рублей.
Правовое, законодательное и налоговое регулирование
Указ Президента РФ №495 от 05.05.1991 г. устанавливает порядок, согласно которому выплата материальной помощи назначается после предоставления заявления и производится несколько или только раз в год. Трудовой Кодекс России указывает, что назначение такого содействия производится только внутри организации. Информация о финансовой поддержке и основных аспектах ее осуществления может содержаться в положениях о помощи сотрудникам, что является наиболее верным для фирмы, поскольку матпомощь не касается трудовых результатов работника.
Но часто информация указана в основных актах организации или в дополнительных, например, в документах о премировании или в коллективном договоре. Организацией, где трудоустроен человек, обычно закреплена определенная инструкция или порядок выплаты материальной помощи. Локальные акты содержат положения, в каких случаях полагается и как оформить материальную помощь сотруднику, как правильно написать заявление.
Хотя на совести руководителя остается не только выплата или отказ в предоставлении поддержки, но и размер суммы, существуют общепринятые правила. Они не закреплены законодательно, но могут быть прописаны в корпоративных документах.
| Вид матпомощи | Размер (в рублях) |
| Покупка лекарств | до 20 000 |
| Стоматология | до 150 000 |
| Лечение, в т.ч. в санатории | до 50 000 |
| Операция | |
| Чрезвычайные происшествия с причинением вреда имуществу | |
| Женщинам в декрете с детьми до 2 лет | 20 000 |
| При выходе на заслуженный отдых, в т.ч. по инвалидности или болезни: | |
| стаж 1-5 лет | оклад |
| стаж 5-10 лет | 2 оклада |
| стаж более 10 лет | 4 оклада |
| Рождение (усыновление, опекунство) | 50 000 |
| Свадьба | 10 000 |
| Юбилей | |
| Тяжелое финансовое положение | 10-30 000 |
| На неотложные нужды | до 10 000 |
| Дополнительно к отпуску | до 30 000 |
| Для сбора первоклассника в школу | 5 000 |
Каждый сотрудник имеет право на получение перечисленных видов поддержки, но не чаще раза в год по каждому из них.
Когда предоставляется материальная помощь работнику?
Конечно, финансовые выплаты такого рода не связаны с трудовой активностью сотрудника и ее результатами. Цель денежного пособия – оказать поддержку работнику. Такое обеспечение предоставляется индивидуально трудящемуся, который в нем нуждается. Однако эта услуга не оказывается в случае материальных проблем, которые не связаны с компанией. Список предоставляемой предприятием материальной помощи может быть согласован коллективным, а также трудовым договором или внутренними документами.
Чтобы воспользоваться положенной финансовой опорой от компании рабочему потребуется составить заявление и приложить к нему все необходимые документы.
Например, при прошении о денежной выплате по причине болезни работнику нужно подать личное заявление, которое должно быть подкреплено справками с диагнозом, подтверждающим его заболевание. Кроме того потребуются квитанции на оплату лечения.
Ответы на актуальные вопросы
Вопрос № 1: Как осуществляется налогообложение денежной выплаты трудящемуся при рождении малыша?
Ответ: в этом случае материальное пособие налогом не облагается при условии, что его размер не больше 50 тыс. руб. и оно выдается в течение 1-го года. При усыновлении проводится та же процедура.
Вопрос № 2: Подлежат ли налогообложению средства предоставленные сотруднику, пострадавшему от пожара?
Ответ: это событие считается чрезвычайным случаем, если не был совершен поджег или возгорание произошло по халатности пострадавших. При наличии подтверждающих справок осуществляется выплата средств, с которых не нужно снимать НДФЛ. Сумма выплат устанавливается предприятием.
Вопрос № 3: Если в связи с отпуском предоставлена сумма в размере 18 тыс. руб., то какую часть следует облагать НДФЛ?
Ответ: в таком случаеразмер необлагаемой суммы составляет 4 000 руб. Все, что свыше подлежит налогообложению.
Вопрос № 4: Как осуществляется начисление платежей в бюджет, если при рождении малыша предприятие предоставило не денежные средства, а подарок?
Ответ: когда в коллективном соглашении фирмы не оговорено это условие, то вычеты происходят по стандартной процедуре. Если же этот момент указан в договоре, тогда на стоимость подарка следует насчитать страховые взносы.
Вопрос № 5: Как учитывается не целевая материальная помощь работнику?
Ответ: с нецелевой мат помощи также не делают сборов для оплаты в бюджет в том случае, когда ее сумма составляет не более необлагаемого лимита.
Виды материальной помощи
Материальная поддержка от работодателя бывает трех видов:
- Вещественная – выражается в предоставлении чего-либо (предметы быта, лекарственные средства, автомобиль на время и т.д.).
- Денежная целевая – выражается в предоставлении денежных средств, которые можно потратить только определенным образом. Соответственно, получатель поддержки должен отчитываться о потраченной материальной помощи посредством предоставления чеков, квитанций и т.д.
- Денежная – выражается в предоставлении денежных средств, которые гражданин, получивший помощь, может расходовать по своему усмотрению.
Давайте определимся с терминами
Вопросы поощрения, премирования работников, а также разнообразной материальной помощи встречаются повсеместно и порой совсем не просты. Разобраться с ними поможет Трудовой кодекс.
К понятию «вознаграждение за труд» (ст. 129 ТК) относится не только зарплата, но и компенсационные, стимулирующие выплаты, премии и прочие виды поощрений. Система расчетов регламентируется трудовым договором, согласно законодательству, и практикуемым работодателем видом оплаты труда.
Размеры установленных окладов (тарифных ставок), компенсаций и стимулирующих надбавок, порядок премирования содержатся в коллективном договоре и прочих локальных документах.
Помимо этого, работодатель имеет возможность поощрить добросовестных работников путем выдачи внеплановой премии, объявления благодарности, награждения грамотой или подарком.