Куда клеится голограмма в трудовой книжке в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Куда клеится голограмма в трудовой книжке в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для выполнения своей подтверждающей функции голографическая наклейка в трудовой книжке должна размещаться на титульной странице, поскольку именно там содержатся сведения, любая корректировка которых запрещена в законодательном порядке. При этом конкретное место ее размещения на титульной странице законодательством не определено.
Где в трудовой книжке вклеивается голограмма
Работодатель сам определяет место вклейки голограммы в трудовой книжке. На практике кадровики исходят из защитной функции наклейки. Поэтому ее размещают в той части титульного листа, которая требует максимальной защиты:
- номер и серия трудовой книжки;
- подпись работника;
- печать работодателя, выдавшего трудовую книжку;
- подпись должностного лица, заполнившего титульный лист.
Существует несколько особенностей вклеивания голограммы в трудовую книжку:
- Чаше вклеивание голограммы осуществляется на титульный лист трудовой книжки или вкладыша к ней.
- Наклейка размещается в местах защиты от подделки, согласно рекомендациям ФГУП «Гознак», защищаться от подделки может:
- присвоенный номер трудовой книжки;
- печать организации, оформившей трудовую книжку;
- подпись работника;
- подпись работодателя или работника отдела кадров.
- другие идентификационные данные на усмотрение кадрового работника или директора организации.
- Непосредственно перед нанесением наклейки нужно убедиться в том, что она попадает именно на те элементы, которые нужно защитить. Голограмма не должна иметь складки после вклеивания.
Важно! Не рекомендуется использовать наклейки в которых имеет брак. Все они делают документ недействительным.
- Голограмма должна быть наклеена в вертикальном положении, она не должна быть перевернута на бок или вверх ногами.
- Клеить голограмму должен строго работник организации, имеющий на это полномочия.
- В случае неудачного вклеивания голограммы может потребоваться замена всей трудовой книжки.
- Допускается наклеивание от одной до шести наклеек в одну трудовую книжку. Большее количество размещать, согласно письму ФГУП «Гознак» нельзя.
- Голограммы должны размещаться только в трудовых книжках нового образца, где для их размещения имеются специально отведенные места.
Как правильно вести трудовую книжку
С целью защиты трудовых книжек от фальсификации некоторые организации используют голографические наклейки. Кадровик должен знать, где прикрепляется голограмма в трудовой книжке – ее нужно расположить на титульном листе возле серии и номера.
Если вы заполняете трудовую книжку в первый раз, необходимо внимательно записать всю личную информацию о работнике. Ее по буквам переписывают с паспорта и других подтверждающих документов. Вам понадобятся данные о специальности работника, его образовании и курсах повышения квалификации, если он их окончил. Все сведения должны тщательно проверяться – в трудовую книжку запрещено вносить данные, которые не подтверждены документально. Информация о службе в армии также вписывается в документ. Эту запись можно сделать в любое время, строгой хронологической последовательности в этом случае можно не придерживаться.
Иногда кадровикам не дает покоя вопрос, где наклеить голограмму в трудовой книжке. Лучше поместить ее на титульном листе около печати организации.
Каждая запись в трудовой книжке должна иметь свой порядковый номер. Работник обязательно знакомится с каждой из них. Если выполняется работа по совместительству, то по требованию работника кадровик фиксирует этот факт в документе. Любые сокращения в трудовой книжке запрещены, цифры используются исключительно арабские.
Трудовая книжка с голограммой более надежна, так как она не рвется, а расслаивается. Наклейка бесплатна и идет в комплекте с бланком трудовой книжки.
Книжки нового образца
В оборот постепенно входят новые трудовые книжки с голограммой. Защитные наклейки уже идут вместе с документом в количестве шести штук – ровно по количеству страниц в трудовой. Иным способом получить эти наклейки нельзя, даже по индивидуальному заказу напрямую в Гознак. Новая трудовая книжка с голограммой сразу же передается в руки работодателя или сотрудника отдела кадров – они и выдают ее сотруднику.
Подробно о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку читайте по ссылке https://otdelkadrov.online/4853-osobennosti-obrazets-oformleniya-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku
Несмотря на то, что в 2023 году использование голограмм в трудовых книжках не является обязательным требованиям, не исключено, что в ближайшее время в законодательство вновь будут введены изменения. В таком случае в каждом документе, подтверждающем трудовую деятельность человека, можно будет наблюдать переливающиеся всеми цветами защитные наклейки. Нет сомнений в том, что эти меры пойдут на пользу.
Правомерность размещения голограмм
Дополнительная мера защиты остаётся дополнительной мерой. Безусловной необходимости использовать наклейки нет. Рабочие не должны сами заполнять трудовые книжки. Это должны делать работодатели. Организации, заключающие трудовые договоры со своими сотрудниками, вправе сами решать, использовать ли данный специальный способ защиты или нет.
Единого мнения о том, нужно ли использовать дополнительные меры в работе, нет. Одни кадровые сотрудники считают, что это будет обязательным атрибутом трудовых книжек. Другие говорят, что данное нововведение никогда не будет обязательным, и не используют голограммы.
Отказ от использования голограмм полностью легален. Если не будут приняты государственные законы об их использовании, можно совершенно спокойно продолжать пользоваться трудовыми книжками без дополнительной защиты.
Законодательно голограммы не объявлялись обязательной мерой защиты подписей. Постановлением Правительства были утверждены лишь формы новых трудовых книжек. Защитные наклейки же выпускаются по инициативе Гознака и их использование является добровольным.
Куда вклеить голограмму
Но, допустим, работодатель с целями трудоустройства новых сотрудников приобрел документы с голограммой. При этом у него может возникнуть вопрос: куда клеится голограмма в трудовой книжке? Наклеивается знак защиты, как правило, на титульный лист трудовой в то место, которое планируется защитить (по рекомендации Гознака от 27.01.2008). Это может быть номер трудовой, печать или подпись работодателя, подпись владельца книжки. Однако прямых указаний на такие способы вклейки голограммы не существует. Поэтому при необходимости использовать дополнительную степень защиты работодатель вправе решить вопрос по своему усмотрению.
Образцы мест расположения голограммы можно скачать на нашем сайте.
Для чего используют голограммы
Голограмма – это специальная пленка, которая защищает документ от подделки, обеспечивая безопасность и достоверность внесенных сведений. Она имеет специфику изготовления (секретные компоненты), что не позволит произвести ее переклеивание, так как при такой попытке произойдет расслоение, клеевое основание не оттирается. Поверхность имеет определенный рисунок, который переливается при попадании света под разным углом.
Нанесение такого знака осуществляется двумя способами: вручную, автоматически. Первый метод подходит при оформлении текущей документации, второй наносится на деньги, билеты, документацию особой важности.
В ПП РФ № 225 абз. 2, пункт 46 от 25.03.2013 года отмечено, что порядок обеспечения ТК не регламентируется законодательством, и она не обеспечена защитой. Министерство финансов в 2011 году давало разъяснение, как правильно использовать защитные наклейки, но законодательного подтверждения не последовало.
Таким образом, работодатели при оформлении ТК не обязаны клеить голографические наклейки. При этом документация будет иметь равнозначный юридический статус, как со знаком, так и без.
Согласно разъяснениям ГП «Гознак», голограмма выполняет 2 функции:
- Предохраняет документацию от подделки.
- Доказывает подлинность определенных ресурсов.
Дополнительной функцией наклейки является украшение новой трудовой, придание ей имиджа.
Полезное видео по теме:
Как приклеить голографический знак?
Многие работодатели, впервые увидев защищенные трудовые книги, не понимают куда нужно клеить пленку. Существует несколько правил использования голограмм, о которых необходимо знать:
- Наносить наклейку можно только после заполнения бланка;
- Защитный знак приклеивается на титульный лист документа. Таким образом, он подтверждает подлинность сведений о сотруднике и записи в трудовой книге;
- Изображение орла на стикере не должно быть перевернуто. Пленку необходимо наносить аккуратно, не допуская образования складок;
- Переклеивать знак запрещено. Неправильное нанесение испортит бланк, поэтому лучше заполнить новый.
Голографические наклейки в трудовой книге должны охватывать какую-либо важную информацию, например штамп предприятия или подпись руководителя.
Только директор предприятия или ответственное лицо имеет право приклеивать голограммы. В трудовой книге нет определенных мест для нанесения знаков, однако существуют наиболее уязвимые области, которые следует защитить:
- Порядковый номер документа. Наклейку клеят рядом с цифрами, стараясь не закрыть их;
- Образец подписи директора и владельца книжки;
- Дата приема на работу, увольнения;
- Персональные сведения о сотруднике.
Даём определение понятию
При разных углах падения света она показывает разные отражения. Любая попытка отклеить её разрушает материал послойно. Это свойство обеспечивает возможность использовать её только однажды. В результате скрытый участок гарантированно не будет изменён, ведь будет запятнан остатками разрушенной голограммы.
Идея наклеивать уникальные изображения из особо защищённого материала появилась не на пустом месте. Трудовые книжки давно используются для фиксации и подтверждения стажа, опыта, и прочих успехов гражданина. Но иногда работники пытаются мошенническим образом накрутить свой стаж. Подделывают почерки, добавляют года.
Гознак решил провести эксперимент, будет ли новая система безопасности эффективно использоваться сотрудниками кадровых отделений для предохранения от подделки. Технология их изготовления довольно сложна и требует использования специального оборудования. Это позволяет быть уверенными, что голограммы не будут создаваться мошенниками.
Трудность производства обуславливает отсутствие данных средств защиты в бракованной и незаконной продукции. Самостоятельно изготовить такую наклейку практически невозможно. Прозрачные плёнки можно использовать как дополнительную меру защиты реквизитов документа. Подтверждение отсутствия попыток подделать подпись в документе. Особенностью голограмм является саморазрушение, поэтому снять её не получится.
Документ будет испорчен полностью и его необходимо заменить. Наклейки используются для подтверждения достоверности подписей и номера документа на титульном листе трудовой книги.
Существует несколько особенностей вклеивания голограммы в трудовую книжку:
- Чаше вклеивание голограммы осуществляется на титульный лист трудовой книжки или вкладыша к ней.
- Наклейка размещается в местах защиты от подделки, согласно рекомендациям ФГУП «Гознак», защищаться от подделки может:
- присвоенный номер трудовой книжки;
- печать организации, оформившей трудовую книжку;
- подпись работника;
- подпись работодателя или работника отдела кадров.
- другие идентификационные данные на усмотрение кадрового работника или директора организации.
- Непосредственно перед нанесением наклейки нужно убедиться в том, что она попадает именно на те элементы, которые нужно защитить. Голограмма не должна иметь складки после вклеивания.
Важно! Не рекомендуется использовать наклейки в которых имеет брак. Все они делают документ недействительным.
- Голограмма должна быть наклеена в вертикальном положении, она не должна быть перевернута на бок или вверх ногами.
- Клеить голограмму должен строго работник организации, имеющий на это полномочия.
- В случае неудачного вклеивания голограммы может потребоваться замена всей трудовой книжки.
- Допускается наклеивание от одной до шести наклеек в одну трудовую книжку. Большее количество размещать, согласно письму ФГУП «Гознак» нельзя.
- Голограммы должны размещаться только в трудовых книжках нового образца, где для их размещения имеются специально отведенные места.
Голограмма в трудовой книжке
В трудовых книжках нового образца можно встретить вклеенные голограммы или специально отведенные места для них. Означает ли это, что документ без этих знаков недействителен?
Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225. При этом требований к обязательному наличию голограмм данный документ не содержит.
Наличие голограммы в трудовой книжке свидетельствует о повышенной степени защиты бланка. Цель ее использования – максимально исключить возможность подделки.
Однако отсутствие голограммы в книжке не означает, что документ неактуален. В настоящее время в продаже можно встретить трудовые книжки нового образца без подобных знаков. Такие документы имеют ту же юридическую силу, что и трудовые книжки, обладающие дополнительной степенью защиты.
Для чего используют голограммы
Важные документы защищают различными способами:
- Печатью, штампом;
- Личной подписью ответственного лица с расшифровкой;
- Нанесением водяных знаков;
- Использованием бумаги с отметками.
Не всегда этих способов достаточно, чтобы сохранить подлинность бланка. Одним из самых современных методов защиты документов является голограмма. Ее наносят не только на важные бумаги, но и на эксклюзивные товары. Некоторые организации используют наклейки для имиджа или вместо стандартной печати.
Гознак на протяжении 8 лет выпускает трудовые книжки с вкладышем, на котором находится голограмма. На одном листе расположены 6 стикеров. Эта наклейка защищает документы от подделок и исправлений. При попытке снять пленку, ее слои разрушаются. Работники кадровой службы долгое время не понимали, зачем голограмма в трудовой книге нужна, и куда ее клеить. Гознак опубликовал на официальном сайте разъяснительное письмо с инструкцией по применению.
Пример использования защищенных документов в организации:
- Сотрудник фирмы грубо нарушил трудовую дисциплину, после чего руководитель принял решение о его увольнении;
- В графе «Сведения о работе» указывается причина разрыва контракта, ставится печать и подпись директора;
- На штамп предприятия наносится защитная голограмма;
- Сотрудник, недовольный решением руководителя, пытается удалить наклейку и исправить данные в трудовой книге, из-за чего портит документ.