Тонкости оформления совмещения: как избежать рисков

Наследование 16 июня, 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Тонкости оформления совмещения: как избежать рисков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Совмещение профессий (должностей)

2. Правила оформления совмещения

3. Ответы на распространенные вопросы

4. Выплаты за совмещение должностей (размер) в 2023 году

5. Что есть совмещение и чем оно отличается от совместительства?

6. Отличие совмещения от совместительства

7. Порядок оформления совмещения

8. Часто задаваемые вопросы

9. Отмена (прекращение) доплаты за совмещение должностей

10. СОВМЕЩЕНИЕ ПРОФЕССИЙ (ДОЛЖНОСТЕЙ)

11. Особенности расчетов за совмещение должностей (профессий)

12. Размер в 2021 г. по ТК РФ

13. Как происходит оплата труда?

Под совмещением подразумевается исполнение сотрудником по просьбе руководства дополнительных к основной работе обязанностей в течение своего трудового дня. Такая ситуация возникает обычно в случае, когда необходимо исполнять работу отсутствующего по разным причинам работника параллельно с выполнением своей основной работы. График работы этого сотрудника становится более плотным.

Совмещение профессий (должностей)

Такое совмещение осуществляется, если работнику поручается работа по профессии (должности), отличной от основной профессии (должности), предусмотренной трудовым договором.

Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер – по должности кассира и т. д.

При этом совмещаемая должность в обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает выполнять работнику дополнительную работу по другой профессии, но должности, которой в организации не существует, не только не будет считаться совмещением, но может быть признана нарушением трудового законодательства. То есть совмещение профессий (должностей) может осуществляться или в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, или в случае, когда эта должность вакантна.

Не будет совмещением и ситуация, когда работник принимается на комбинированную должность (например, водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции.

Бывает, что исполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. Например, заместителю руководителя определено, что он исполняет обязанности руководителя на время его отсутствия. Должна ли такому работнику осуществляться доплата за совмещение должностей? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897. В нем отмечается, что выполнение работы другого работника со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, не предполагает осуществления доплат, поскольку в таком случае данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора.

Правила оформления совмещения

При назначении дополнительных рабочих функций сотруднику должны соблюдаться правила, установленные законом. Они обозначены в статье 60.2 ТК РФ.

Закон не позволяет вменять совмещение работы без согласия самого сотрудника. Поэтому вопрос исполнения им дополнительной нагрузки, не входящей в его должностные обязанности, должен обязательно быть с ним согласован за месяц до ее необходимости. Также условие дополнительной нагрузки в определенных случаях может предусматриваться в трудовом договоре. Но даже тогда от работника должно быть получено согласие на расширение объема его работы на определенный период.
После получения согласия сотрудника на расширенный фронт работы выпускается приказ, констатирующий возложение на него дополнительной работы. С приказом, сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.
Работник может отказаться от дополнительной нагрузки до истечения срока. Он обязан уведомить об этом руководителя не позднее трех рабочих дней до прекращения исполнения дополнительной работы письменно.
Законом не ограничен минимальный и максимальный срок исполнения дополнительной рабочей нагрузки. Для каждого случая он обсуждается с сотрудником предварительно на стадии подписания соглашения.
При отсутствии в трудовом договоре условия возможного совмещения обязанностей работодатель должен заключить с сотрудником дополнительное соглашение к нему, в котором следует указать:

описание дополнительных функций;
объем совмещаемой работы;
срок исполнения совмещения;
условия доплаты за совмещение.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос 1. Обязательно ли отражение факта совмещения сотрудником должностей в табеле рабочего времени?

Ответ: Такой необходимости нет, поскольку сотрудник выполняет обязанности в рамках одного трудового дня. Предоставленное рабочее время не меняется.

Вопрос 2. Нужно ли вносить в ТК сотрудника запись о факте совмещениям им должностей?

Ответ: Говоря о совмещении в пределах одной организации, когда работник выполняет обязанности в рамках 2-х должностей в один рабочий день, записи вносить нет необходимости. Запись необходима, когда для работы по совмещаемой должности работнику нужно дополнительное время – отдельное от основной работы. Обычно в таких случаях заключают еще одно трудовое соглашение.

Вопрос 3. Если во время совмещения должностей с работником не заключают еще одно трудовое соглашение, каким образом предусмотреть его материальную ответственность на второй должности?

Ответ: Тут нужно оформление не ТД, а договора, отдельно предусматривающего такой вид ответственности сотрудника на занимаемой им должности.

Выплаты за совмещение должностей (размер) в 2023 году

Важно! Если замещение основного сотрудника осуществляется по причине его ухода в отпуск, замещающий работник освобождается от своих прямых обязанностей – он только выполняет работу ушедшего в отпуск коллеги. Вместе “доплаты” в соглашении будет фигурировать понятие “размер оклада на период замещения”.

В Трудовом Кодексе РФ не содержится указаний относительно минимального или максимального размера доплаты, положенной сотруднику, который готов помимо основной работы исполнять обязанности отсутствующего коллеги. Однако, как показывает практика, работодатели устанавливают величину доплаты в пределах 30-50% оклада. Однако, закон не запрещает утвердить доплату в фиксированной сумме. При этом:

Величина доплаты за совмещение должностей не должна превышать сумму оклада основного сотрудника за соответствующий отрезок времени.
Если работодатель решит распределить обязанности временно отсутствующего сотрудника между несколькими подчиненными, суммарный размер всех произведенных доплат не может оказаться больше суммы оклада основного сотрудника (без учета всевозможных надбавок).

Что есть совмещение и чем оно отличается от совместительства?

Необходимость в совмещении возникает обычно в случаях:

ухода замещаемого сотрудника в отпуск;
на время больничного листа работника;
отсутствия работника по семейным обстоятельствам;
при других обстоятельствах.

Иногда путают понятия совместительство и совмещение, думая, что это синонимы одного и того же понятия. В действительности они имеют разное значение.

Отличие совмещения от совместительства

Совмещение и совместительство – это абсолютно разные понятия, которые требуют различного оформления и оплаты.

Совмещение – это временное выполнение иных обязанностей без освобождения от своих основных на протяжении оговоренного в трудовом договоре времени работы, без его увеличения или выхода в выходные. Фактически при совмещении человеку грозит рост обязанностей, но не рабочего времени. Пока отпускник будет отсутствовать иной сотрудник, чаще всего коллега из того же отдела, выполняет его работу. Доплата при совмещении назначается чаще всего в пределах 30-50% от оклада отпускника. При таком оформлении заключать трудовой договор не требуется, достаточно получить от человека согласие на замещение и издать приказ. Как только отдыхающий выходит на свое рабочее место, договоренность исчерпывает себя.

Порядок оформления совмещения

Первым делом нужно удостовериться, что должность, которую планируют предложить сотруднику для совмещения есть в штатном расписании организации. Если по каким то причинам этой должности нет, в расписание вносят необходимые изменения. При этом, для предлагаемой должности может быть предусмотрена любая штатная единица (1 ставка; 0,75 ставки; 0,5 ставки и т.д.). Ставка определяется в данном случае только объемом возможной работы.
Получить письменное согласие сотрудника. Специально разработанной формы для оформления согласия работника нет, поэтому оформить решение можно одним и трех способов:

соглашением сторон;
письменное предложение о совмещении должностей, на котором при ознакомлении сотрудник ставит резолюцию о согласии;
заявление сотрудника, в котором он выражает согласие на совмещение.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли за работу по совмещению взять дополнительные выходные дни?

В трудовом кодексе (ТК РФ) не предусмотрено предоставление дополнительного отдыха за работу по совмещению. Когда производится расчёт за отпуск, то доплаты за совмещение включаются в него.

Работодателем было поручено сотруднику выполнять дополнительные обязанности. Договорённость была в устной форме и документально не была оформлена. Имеет ли право работник требовать доплату за совмещение?

Имеет, используя доступные законные способы. Но если начнётся судебное разбирательство, то необходимо будет иметь документальное доказательство. Если доказательства отсутствуют, то сложно решить вопрос в пользу работника.

Есть ли у работника право отказаться от выполнения дополнительных обязанностей, не дожидаясь окончания срока, согласованного с руководителем?

Да, работник может отказаться от выполнения дополнительных обязанностей досрочно, а руководитель отменить договорённость. Необходимо написать заявление работодателю не позже, чем за три рабочих дня об отказе.

Отмена (прекращение) доплаты за совмещение должностей

Прекращение или отмена начисления доплаты сотруднику за совмещение обязанностей может случиться при наступлении различных обстоятельств:

истечение срока действия дополнительного соглашения, в котором регламентировалось совмещение обязанностей;
отсутствующий сотрудник, обязанности которого временно исполнял другой работник, вернулся к исполнению своих обязанностей. Либо же для их выполнения был взят новый сотрудник;
работодатель в одностороннем порядке решил прекратить договор о совместительстве;
совместитель также имеет право расторгнуть допсоглашение, он может больше не хотеть исполнять обязанности за двоих, так как их увеличение оказалось ему не по плечу.

Причина разрыва дополнительного соглашения о совместительстве не требует документального подтверждения. Важным в данном случае (при досрочном расторжении) является необходимость заранее уведомить о таком решении вторую сторону не позднее чем за три рабочих дня (не календарных). Предупреждать лучше письменно, форма свободная. Разрыв допсоглашения во всех случаях, кроме истечения срока его действия, необходимо оформить в виде письменного приказа, который явится основанием для бухгалтера остановить доплату. В приказе должны быть обозначены несколько обязательных пунктов:

причина прекращения дополнительного соглашения;
дата остановки начисления средств по оплате совмещения;
подпись работодателя;
подпись сотрудника, означающая его согласие и свидетельствующая о том, что информация до него донесена.

СОВМЕЩЕНИЕ ПРОФЕССИЙ (ДОЛЖНОСТЕЙ)

Статьей 151 ТК РФ «Оплата труда при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника» определено, что работнику, выполняющему у одного и того же работодателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или исполняющему обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Размеры доплат за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливаются по соглашению сторон трудового договора.

Статья 151 ТК РФ является своего рода продолжением ст. 149 ТК РФ в части оплаты труда при совмещении профессий (должностей).

По отношению к рабочим речь идет о совмещении профессий, а по отношению к служащим — о совмещении должностей. Профессии присваиваются на основании Единого тарифно-квалификационного справочника профессий рабочих (ЕТКС) или Квалификационного справочника (КС) профессий рабочих, не вошедших в ЕТКС. Специалисты и служащие занимают должности.

Совмещение профессий (должностей) целесообразно производить в пределах той категории персонала, к которой относится данный работник (рабочие, служащие и др.).

Под совмещением профессий (должностей) понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности).

Отличие от совместительства состоит в том, что работник помимо основной работы выполняет другую работу в пределах установленной для основной работы продолжительности рабочего времени за счет интенсивности (уплотнения) работы в течение рабочего дня.

Выполнение работником наряду со своей основной работой дополнительного объема работ, но уже по той же профессии (должности), рассматривается как расширение зон обслуживания или увеличение объема выполняемых работ (не является совмещением).

Как те, так и другие виды работ допускаются на одном и том же предприятии, в учреждении, организации с согласия работника в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (смены), если это экономически целесообразно и не ведет к ухудшению качества продукции, выполняемых работ, обслуживания населения.

Понятие расширения зон обслуживания или увеличения объема выполняемых работ дано в ст. 423 ТК РФ «Применение законов и иных нормативных правовых актов». В ней установлено, что впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты Российской Федерации, а также законодательные акты бывшего Союза ССР, действующие на территории Российской Федерации в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией Российской Федерации, постановлением Верховного Совета РСФСР от 12 декабря 1991 г. № 2014-1 «О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств», применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ.

Изданные до введения в действие ТК РФ нормативные правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и применяемые на территории Российской Федерации постановления Правительства СССР по вопросам, которые в соответствии с ТК РФ могут регулироваться только федеральными законами, действуют впредь до введения в действие соответствующих федеральных законов.

В соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам совместно с Министерством финансов СССР и Всесоюзным Центральным Советом Профессиональных Союзов разработана от 14 мая 1982 г. № 53-ВЛ Инструкция по применению постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)». В ней определено, что такое расширение зон обслуживания и увеличение объема выполняемых работ.

При временном отсутствии работника (например, в связи с болезнью, командировкой, отпуском или по какой-либо другой причине, когда за ним сохраняется место работы) его должность и трудовые обязанности могут быть возложены на другого работника, но без освобождения от основной работы. На основании ст. 151 ТК РФ в этом случае предусмотрено право на установление соответствующей доплаты.

Размеры доплат за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника согласно ст. 151 ТК РФ устанавливаются по соглашению сторон трудового договора.

Конкретный размер той или иной доплаты отражается в локальном нормативном акте предприятия (например, приказ по предприятию). В приказе должно быть указано:

• какую работу выполняет работник;

• установлена та или иная доплата в процентном отношении к тарифной ставке, окладу или в абсолютном размере и на какой срок (месяц, полугодие и т.п.).

Доплата за совмещение профессий (дол-жностей) должна производиться дифференцированно. При согласовании конкретного размера доплат за совмещение профессий (должностей) следует учитывать важность поручаемой дополнительной работы, ее объем, загруженность работника по основной занимаемой должности.

На практике размер доплат, устанавливаемый работнику за совмещение профессий (должностей), предельными размерами не ограничивается. По одной вакантной должности выполнение дополнительной работы может быть поручено нескольким работникам. Однако общая сумма доплат не должна превышать экономии по фонду заработной платы по вакантным должностям.

В коллективном договоре (другом локальном нормативном акте, например в положении о персонале или в положении об оплате труда) должны быть отражены варианты совмещения, в том числе по должностям и профессиям .

Чтобы начисление премий при совмещении профессий или должностей (начисление производится по основной работе) производилось с учетом суммы доплат за совмещение профессий (должностей), в коллективном договоре (другом локальном нормативном акте) необходимо определить перечень доплат и надбавок к тарифным ставкам и должностным окладам работников данного предприятия, на которые начисляются премии, с учетом имеющихся денежных средств .

Регламентирование порядка и размера доплаты за выполнение обязанностей по профессии или должности временно отсутствующего работника должно быть отражено в коллективном договоре предприятия или ином локальном нормативном акте. Таким документом на предприятиях, где не заключаются коллективные договора, как правило, является Положение о персонале данного предприятия, принятое на собрании трудового коллектива. Право на замещение временно отсутствующего работника имеют как рабочие, так и служащие. Но в связи с тем что доплаты за замещение временно отсутствующих работников производятся в основном за счет экономии по фонду заработной платы, с учетом производственной необходимости и наличия экономии фонда заработной платы, перечень работников, которым может быть поручено это замещение, должен быть отражен в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.

Конкретный размер доплаты в абсолютном размере или в процентах к должностному окладу или тарифной ставке работника, на которого возложено наряду с основной работой исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (в связи с отпуском, болезнью и в других случаях), устанавливается приказом по предприятию.

Чтобы начисление премий при выполнении обязанностей временно отсутствующего работника производилось с учетом суммы установленной доплаты, необходимо эту доплату включить в перечень доплат и надбавок к тарифным ставкам и должностным окладам работников данного предприятия, на которые начисляются премии. Указанный перечень следует внести в коллективный договор (другой локальный нормативный акт, положение об оплате труда).

Пример. В организации во время отсутствия бухгалтера (учебный отпуск, затем очередной отпуск) объем его работы был возложен на нормировщика. Полагается ли в этом случае нормировщику дополнительная оплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника? Будет ли она учитываться при начислении премии?

Особенности расчетов за совмещение должностей (профессий)

Совмещать одну должность могут несколько работников. Тогда сумма всех доплат не должна превышать 100% ставки для этой должности по штатному расписанию.

Подробнее об окладах в штатном расписании смотрите в статье «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк»)».

Один работник может совмещать несколько должностей. Этот аспект вызывает много споров, однако ТК РФ в ст. 276 запрещает совмещать работу во внутренних надзорных структурах той же организации только руководителю (например, в качестве ревизора). Иных ограничений нет. Нормирования доплат за несколько совмещений тоже нет. Действительной будет сумма, установленная по соглашению между работником и работодателем.
Руководящий состав может совмещать (и замещать) должности и получать за это компенсацию.

Как оформляется замещение/совмещение на время отсутствия руководителя организации, вы можете узнать из КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе бесплатно и переходите в Путеводитель по кадрам.

Размер в 2021 г. по ТК РФ

Законом не определены рамки оплаты за выполнение работы по совмещению профессий или замещению временно отсутствующего работника. Но устанавливая компенсацию, следует помнить о действии некоторых правил:

условия труда и его оплата не должны ухудшать действие основного трудового договора работника;
за каждое совмещение или исполнение обязанностей назначается определенный размер доплаты, который указывается в дополнительном соглашении. Выражаться он может как в виде процента от оклада сотрудника, так и в виде фиксированной суммы;
доплата приравнивается к компенсационным выплатам и с нее удерживается подоходный налог;
доплата входит в средний заработок и к ней применяется районный коэффициент и процентная надбавка;
логично устанавливать доплату, размер которой не будет больше оплаты по замещаемой должности.

Как происходит оплата труда?

При расчете оплаты за совмещение должностей не устанавливается пропорциональность отработанному времени или выработке. Все условия прописываются в дополнительном соглашении к договору. При этом организация вправе установить порядок оплаты и условия совмещения в своем внутреннем документе, регулирующем систему оплаты труда.

При расчете вознаграждения за совмещение учитывается количество дней, которые были отработаны сотрудником при исполнении дополнительных функциональных задач. Оплата может быть установлена также в фиксированном объеме. Выбор метода исчисления доплаты происходит по согласованию сторон и фиксируется документально.

В большинстве случаев расчет оплаты за совмещение представляет собой формулу:

Оклад × % доплаты × количество отработанных дней

Если работнику оплачивается разница в окладах за временно отсутствующего руководителя, то эта разница также начисляется учетом дней, отработанных в качестве замещающего лица.

К доплате за совмещение, также как и к заработной плате, применяются коэффициенты повышения. Например, районный коэффициент или доплата за вахтовую работу.

Запрет на совмещение должностей для руководителей (директоров, руководителей структурных подразделений и главных специалистов) организаций, который был предусмотрен постановлением Совмина ССР в 1981 году, был признан недействующим Верховным судом РФ в 2003 году.

Особенности совмещения должностей для директора заключаются в следующем:

со стороны организации решение о совмещении и доплате за него принимается лицом или органом, уполномоченным принимать директора на работу и заключать с ним трудовой договор;
особенности трудового договора для руководителя организации, например, о продолжительности испытательного срока и порядке расторжения, распространяются на его работу в форме совмещения.

В отличие от совместительства, при совмещении профессий или должностей не требуется дополнительных согласований и издания организационно-распорядительных документов при предоставлении работнику очередного отпуска. Вопросы отсутствия на работе рассматриваются по основной должности.

Если работодатель, поручив сотруднику выполнение дополнительных обязанностей, не оформил договорённости в письменном виде, работник может потребовать оплату законным способом вплоть до обращения в суд.