Функционал на время отсутствия руководителя. Как оформить временное исполнение обязанностей другим сотрудником

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Функционал на время отсутствия руководителя. Как оформить временное исполнение обязанностей другим сотрудником». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.

Мы не зря так подробно говорим о необходимости соблюдения всех условий и формальностей при передаче полномочий руководителя компании другому лицу. Дело в том, что нарушение установленного законом порядка и процедуры делегирования власти влечет для компании ряд неблагоприятных последствий — как в плане бизнеса (в части подрыва репутации), так и в плане взаимоотношений с сотрудниками.

Рассмотрим ситуации, которые возникают на практике при подписании договора от имени компании лицом, не имеющим на то должных полномочий⁶.

Следует отметить, что среди юристов нет единого мнения по поводу того, как относиться к сделкам, совершенным «ненадлежащими» представителями. Одни считают совершенные ими сделки вообще незаключенными. Другие относят такие сделки к категории ничтожных⁷ (ст. 168 ГК РФ). Третьи утверждают, что вопрос о судьбе сделки целиком зависит оттого, одобрит ли ее впоследствии представляемый (компания — юридическое лицо, от имени которой действует исполняющий обязанности руководителя). Последнее утверждение, на наш взгляд, более убедительно, так как полностью соответствует статье 183 ГК РФ.

Что собой представляют дополнительные обязанности

Дополнительные обязанности – это те обязанности, которые не зафиксированы в трудовом договоре. Выполняются они наравне с основными профессиональными функциями. Их определение зафиксировано в статье 60.2 ТК. Руководитель может возложить допобязанности на любого сотрудника в зависимости от существующей потребности. Однако некоторые ограничения все-таки существуют. В частности, возложение обязанностей возможно только при выполнении этих условий:

• Наличие письменного согласия сотрудника.
• Документальное оформление, составление распоряжения на возложение дополнительных функций.
• Наличие оснований для увеличения объема работы (к примеру, один из сотрудников временно отсутствует).

Как правило, работа перераспределяется между сотрудниками при отсутствии одного из специалистов по уважительной причине (болезнь, отпуск). Процедура актуальна и в том случае, если работу может исполнить только человек с определенной специальностью, но данной должности в штатном расписании нет. Работа может перераспределяться также в рамках одной профессии. К примеру, в компании работало 2 инженера. Один из них был уволен. Функции уволенного специалиста перешли к действующему специалисту.

При перераспределении функций нужно учитывать загруженность специалиста, его профессиональные качества. Руководитель должен быть уверен в том, что сотрудник справится с возложенными на него обязанностями.

Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).

В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.

Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.

Генеральный директор компании получил информацию о том, что зам генерального директора, бухгалтер и заместитель главного бухгалтера не выйдут на работу и отказываются передавать свои обязанности. Кроме того, выписка по расчетному счету организации позволила установить, что эти работники получили выплаты в размере 9,6 миллионов рублей — никаких соглашений по выплате выходных пособий не существует. Эти действия по перечислению денежных средств были осуществлены временно исполняющим обязанности генерального директора в тот момент, когда сам гендиректор находился в командировке.

Действующий генеральный директор, который считает подобные действия мошенническими и повлекшими за собой ущерб компании, обратился в суд с иском, указав в нем требование о взыскании всей неправомерно переведенной денежной суммы.

Суд первой инстанции удовлетворил исковые требования в полном объеме. Но Постановлениями арбитражного апелляционного суда, которое отменило решение суда первой инстанции, были внесены корректировки в приговор. В частности, в резолютивной части решения был отменен абзац, в котором требовалось взыскать с ответчика дополнительные проценты за использование чужих денег.

Полномочия врио директора

Полномочия временно исполняющего обязанности директора можно прописать в уставных документах, внутренних актах компании. Пределы компетенции врио руководителя также могут быть обозначены в решении общего собрания, совета директоров либо другого существующего органа управления, который уполномочен назначить замещающее лицо. Наконец, конкретный список полномочий своего заместителя может определить в своем приказе сам руководитель, которого нужно будет временно заместить.

При этом допускается два варианта:

1. Наделить врио гендиректора всем комплексом полномочий, которыми пользуется основной работник (и трудовыми функциями, и полномочиями единоличного исполнительного органа);
2. Наделить временного заместителя только определенной частью полномочий (например, исключительно трудовыми функциями).

При решении вопроса относительно полномочий замещающего лица нужно четко определить, какой статус будет присвоен врио гендиректора. Если речь идет о передаче только трудовых функций, то налоговый орган о назначении заместителя уведомлять не нужно. Но если врио директора будет также исполнять обязанности единоличного исполнительного органа, то налоговикам в обязательном порядке следует направить соответствующее уведомление.

Призрачные должности «ИО» и «ВРИО»

Споры вокруг понятий ИО и ВРИО и их использования в трудовых отношениях не утихают уже много лет. Одна из причин возникновения вопросов кроется в законодательном признании должности «исполняющий обязанности» для государственных служащих, ведь мы, регулярно читая документы, видим упоминание там должности чиновника как «исполняющего обязанности», например, министра или
руководителя Управления ФНС России. При этом в трудовом законодательстве или классификаторе должностей таких ставок не предусмотрено. В вопросах правового статуса, назначения и, самое главное, оплаты разобралась Антонина Фролова.

Еще недавно специалисты Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты (выделенного из Минздравсоцразвития Указом Президента РФ от 21.05.2012 г. № 636) признавались, что, во-первых, не всем явлениям, возникающим в сфере трудовых отношений, даны четкие определения в ТК. И многие понятия из тех, что прописаны, зачастую вызывают неоднозначное толкование. А, во-вторых, имеется некоторая разрозненность норм, регулирующих одно и то же явление. Ну и, в-третьих, не все законодательные нормы ТК можно легко исполнить, так как не для всех прописан механизм реализации.

В полной мере эти слова о трудностях относятся и к нашему спору об ИО и ВРИО.

Во всем Трудовом Кодексе упоминание об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы содержится только в статье 60.2 ТК, а статья 151 декларирует оплату такого труда.

С одной стороны, согласно статье 57 ТК РФ существенным условием трудового договора является указание трудовой функции, то есть должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации. При этом, как мы понимаем, ни в одном штатном расписании или квалификационном справочнике наименование ИО найти не удастся.

Во всем Трудовом Кодексе упоминание об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы содержится только в статье 60.2 ТК, а статья 151 декларирует оплату такого труда.

При этом в жизни часто получается так, что должность есть, а специалист для нее по каким-либо причинам отсутствует. Заткнуть «кадровую дыру» можно с помощью своих же сотрудников или «варягов» со стороны. С точки зрения юристов, ВРИО – это форма временного возложения обязанностей другого работника, с отрывом или совмещением с исполнением собственных трудовых функций. При этом денежное вознаграждение гарантируется не всегда. После выхода специалиста трудоголик возвращается на свое прежнее место. А ИО – это форма работы, при которой сотрудник исполняет обязанности до назначения нового лица на вакантное место.

Врио – это совместительство или нет

Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.

Для совместительства требуется заключения отдельного трудового соглашения, в котором указывают факт занятости по совместительству, его срок и оплату. А для совмещения, расширения и перевода оформляют дополнительные соглашения к уже действующим трудовым контрактам, содержащие описание новых функций, срока и оплату.
Таким образом, врио может быть совместительством, если оформлено соответствующим образом. В остальных случаях – эти категории не совпадают.

Причины поиска сотрудника на вакантную должность

Отсутствие основного сотрудника на работе и необходимость временной его замены могут быть вызваны разными причинами:

• любой отпуск (годовой, декретный, за свой счет, по учебе и т д.);
• командировка;
• больничный;
• возложение общественной или государственной ответственности (избирательная комиссия и т. д.);
• любые другие обстоятельства неявки на работу.

Какие люди могут исполнять обязанности?

Обязанности для каждого отдельного сотрудника разрабатывают на предприятии индивидуально. Но допускается вариант создания тождественных вакансий. Благодаря чему люди и могут заменять друг друга. При этом предполагается создание новых обязанностей, либо расширение списка тех, что уже имеются.

Руководству разрешают использовать труд сторонних сотрудников с заключением с ними срочных трудовых соглашений. Это актуально, если первоначальный штат не очень большой.

Ещё есть так называемое внутреннее совместительство. Предполагается, что задействуют одного из внутренних сотрудников предприятия. Просто режим труда будет отличаться от стандартных схем, которые применялись ранее. Но исполнять обязанности по данной схеме можно только в свободное время от основной должности.

В чём разница между ВРИО и замещением?

Внутреннее и внешнее замещение – это разные процедуры. Первый случай предполагает привлечение своих же сотрудников, во втором предполагается использование внешних ресурсов. Статья 282 ТК РФ подтверждает, что заместители – это лица, имеющие основное рабочее место. Но они готовы взяться за дополнительные обязанности в свободное время.

Чрезмерные нагрузки и переработки запрещены согласно требованиям законодательства. Поэтому заместители могут работать не более 4 часов за раз. Полная замена допустима только при условии, что месячная норма часов – половина и не более от стандартных показателей.

Временно заменяющий может работать только в пределах одной смены, не более 8 часов в сутки. А вот заместитель может работать полные 12 часов, когда это необходимо. ВРИО чаще остаются внутренними сотрудниками. У них есть основная должность, с которой они совмещают дополнительную. Для совместителей актуален повторный приём на работу, даже когда речь о внутренних переводах. Они числятся одновременно на двух местах. Зарплата вместе с отпуском оформляются сразу на двух местах.

Как возложить функции на другого сотрудника?

Если человек уходит в отпуск, то его трудовые обязанности можно возложить на другого. При этом нельзя просто на словах заставить другого работника выполнять дополнительные функции отсутствующего.

У каждого сотрудника есть должностная инструкция, в соответствии с которой он трудится. Если ему вменяются дополнительные функции, то он не обязан их исполнять, если не оформлен приказ о возложении обязанностей.

Передача дополнительной работы сопровождается соответствующей доплатой, о чем нужно указать в приказе.

Выбирая замещающее лицо, следует внимательно отнестись к его уровню знаний, опыту. Нужно сопоставить требуемый уровень квалификации с фактическим.

Некоторые должности требуют особого образования, знаний и опыта работы.

Например, главного бухгалтера может заменить руководитель и в редких случаях другой сотрудник, если он соответствует необходимым требованиям.

Временное возложение обязанностей по вакантной должности

Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о замещении временно отсутствующего работника .docСкачать образец приказа о замещении временно отсутствующего работника .doc Причины для замещения Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:

• уход одного из сотрудников на больничный;
• уход в декретный или плановый обычный отпуск;
• отъезд в командировку и т.п.

Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.

Временное замещение отсутствующего работника вновь принятым на работу

В случае длительного отсутствия основного работника на рабочем месте на законных основаниях целесообразно прибегнуть к заключению срочного трудового договора с новым специалистом. Данная процедура законодательством допускается (ч. 1 ст. 59 ТК) и регулируется общими нормами главы 11 ТК о порядке оформления трудовых отношений.

Главной особенностью заключения договора с работником, который принимается на период невозможности исполнения трудовых обязанностей основным специалистом, является обязательность упоминания о том, что он заключается на определенный срок, с указанием такого срока. Срок, на который новый работник принимается на предприятие, зависит от длительности отсутствия основного специалиста, но по правилам ст. 58 ТК не может превышать 5 лет. Если же по какой-либо причине условие о времени действия в договоре отсутствует, он считается заключенным на неопределенный срок. В итоге при выходе основного работника неизбежны серьезные правовые проблемы, т. к. просто уволить замещающего в этом случае нельзя. Таким образом, при заключении договора в такой ситуации следует предельно внимательно отнестись к пункту о сроке его действия.

ВАЖНО! Вместо конкретной даты окончания трудового договора допускается указание на то, что он заключается до момента выхода на работу основного сотрудника (абз. 1 ч. 1 ст. 59 ТК). В таком случае сложностей с увольнением замещающего работника не будет.

Другой особенностью регулирования трудовых отношений с таким работником является возможность установления испытательного срока. Так, если лицо принимается для выполнения работы на срок до 2 месяцев, испытание ему установлено быть не может в силу п. 7 ч. 4 ст. 70 ТК. Если же срок выполнения трудовой функции предполагается до 2 до 6 месяцев, то испытание в договоре предусмотреть можно, но его срок будет отличаться от общего и не может превышать 2 недель, на основании ч. 6 той же статьи.

В остальном оформление трудовых отношений строится на общих принципах и регулируется общими нормами, вне зависимости от срока действия договора.

Похожие записи:

• Документы на развод и алименты Беларусь в 2023 году
• Новые правила снятия авто с учета для утилизации в 2023 году
• О земельном налоге в районах Московской области в 2023 году