Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Штрафы за нарушения по путевым листам

По путевым листам предусмотрены такие штрафы:

Срок действия путевого листа

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Подтверждение транспортных расходов

Итак, маршрут транспорта не обязательно указывать в путевом листе. Но подтверждает ли такой документ транспортные расходы компании при расчете налога на прибыль?

Разберем на примере предпринимателя Игоря. Он открыл производство швейной фурнитуры в Вологде доставил продукцию заказчику по области. Производство работает на УСН «Доходы минус расходы» и Игорь хочет учесть расходы на доставку при расчете налога на прибыль. Он решил, что обязательных реквизитов достаточно. Также в листе было указано, что доставка осуществлена по Вологодской области.

Но инспекторы отказались учесть транспортные расходы по такому документу. Игорь обратился в вышестоящий налоговый орган — тот же результат. Тогда предприниматель пошел в суд. По его мнению, если компания не является автотранспортной, она может включить в путевой лист обязательные реквизиты и подтвердить расходы. Он также подтвердил использование автотранспортного средства в производственной деятельности:

• чеками АЗС;

• распоряжением на отгрузку продукции со склада;

• должностной инструкцией водителя, согласно которой он имеет право эксплуатировать автомобиль только в служебных целях.

Кого, как и на какую сумму оштрафуют за нарушения в путевых листах

В прошлом году правила заполнения путевых листов были изменены, что нарушило привычные для многих организаций алгоритмы оформления и выдачи этих документов.

Между тем, проверяющие из разных контролирующих органов все чаще обращают внимание на наличие путевых листов и правильность их заполнения.

Кто может ездить без путевых листов? Кого могут оштрафовать? На какую сумму? Кто может проверять путевые листы? На эти и другие вопросы отвечает Эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании СКБ Контур Игорь Голдырев.

В тексте КоАП РФ фигурируют термины «должностные лица» и «юридические лица», но при этом имеются оговорки, что юридическим лицом с точки зрения закона в данном случае считается не только коммерческая/бюджетная организация, но и индивидуальный предприниматель. Самозанятые физлица в статьях КоАП РФ не упомянуты, но мы подозреваем, что инспектор ГИББД, выписывающий штраф, не будет обращать внимание на разницу между ИП и самозанятыми гражданами.

Бесплатно получить демо‑версию сервиса для заполнения и учета путевых листов

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Электронный регистр учета путевок

В 2021 году журнал регистрации выдачи путевых листов можно будет вести в электронной форме. Причем бумажный вариант ведения регистра не отмене. Организации или ИП вправе выбрать наиболее удобный способ регистрации выданных путевок. Решение рекомендуем прописать в учетной политике.

В зависимости от выбранного формата ведения журнала учета путевых листов, соблюдайте правила оформления:

Допускается вести электронный журнал с использование специализированных бухгалтерских программ или интернет приложений.

Цифровой документ должен быть удостоверен усиленной квалифицированной электронно-цифровой подписью.

Если вы решите вести регистр учета путевок в электронном формате придется соблюсти новое правило. Требуется обеспечить возможность печать цифрового реестра при необходимости. Например, по запросу контролеров.

Бумажный регистр ведите по стандартным правилам. Все страницы регистра должны быть прошиты и пронумерованы.

Исправления ошибок в журнале осуществляются в установленном порядке. Применение корректирующих средств (замазок, лент, подтирок) запрещено.

Новые правила регламентированы пунктами 17 и 18 нового Приказа Минтранс РФ №368.

Согласно Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» в качестве оправдательных первичных документов хозяйственных операций, производимых юридическими лицами, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, могут использоваться путевые листы грузового автомобиля и товарно-транспортные накладные.

На основании положений п. 1 ст. 6 Транспортного устава обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов устанавливаются Министерством транспорта РФ.

До 2008 г. организации, осуществляющие автомобильные перевозки или оказывающие транспортные услуги, применяли общие для всех типовые межотраслевые формы путевых листов (утв. Постановлением Госкомстата России N 78). Ранее были попытки «узаконить» обязательность заполнения типовой межотраслевой формы путевого листа, которая использовалась бы только специализированными и автотранспортными предприятиями (см. Письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Другие организации могли утвердить свою форму первичного учетного документа с соблюдением требований ст. 9 Закона N 129-ФЗ. В то время Минфин России выражал следующее мнение: первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. Если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет расхода ГСМ и отработанного времени, то составленный с такой периодичностью путевой лист с приложением к нему других оправдательных документов (например, кассовых чеков с АЗС) может подтверждать расходы на ГСМ. В свою очередь, после вступления в силу Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152, принятого во исполнение положений Транспортного устава, путевой лист должен оформляться на один день или срок, не превышающий одного месяца.

В Письме от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 представители Минфина России уточнили вопрос по оформлению путевых листов, содержащих обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России, и указали: составленный по данной форме документ может считаться подтверждающим расходы на приобретение ГСМ. Таким образом, организации, эксплуатирующие автотранспорт, могут либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утв. Постановлением Госкомстата России N 78, либо разработать и утвердить в качестве приложения к приказу об учетной политике для целей бухгалтерского учета собственную форму путевого листа с соблюдением требований Приказа Минтранса России N 152 и ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Таким образом, в настоящее время организации, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи, руководствуются Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, которым определены обязательные реквизиты путевого листа:

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

Типичные нарушения порядка заполнения путевых листов

Практика проверок порядка заполнения путевых листов показывает: как правило, в типовых формах N 3 «Путевой лист легкового автомобиля», N 3-спец. «Путевой лист специального автомобиля», N 4 «Путевой лист легкового такси», N 4-С «Путевой лист грузового автомобиля», N 4-П «Путевой лист грузового автомобиля», N 6 «Путевой лист автобуса», N 6-спец. «Путевой лист автобуса необщего пользования» не заполняются все необходимые реквизиты (например, номер водительского удостоверения) либо отсутствует подпись водителя, принявшего автомобиль и (или) подпись лица, производящего медосмотр.

Часто в разделах «Работа водителя и автомобиля» и «Движение горючего» не указывается остаток горючего при убытии и возвращении, показания спидометра или указывается одно и то же значение при выезде в разных путевых листах за разные дни или разное количество топлива, расходуемого по норме одним и тем же автомобилем, не указываются дата и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку, в разделе «Задание водителю» не указываются количество поездок, расстояние и масса груза.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Транспортным уставом и устанавливаются Приказом Минтранса России N 152. На основании положений § II данного документа обязательные реквизиты путевого листа помимо прочего должны включать сведения о транспортном средстве — грузовой, легковой или специальный автомобиль, модель, государственные регистрационные номера, а если автомобиль используется с автомобильным прицепом — и сведения о нем (модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа).

Обязательные реквизиты путевого листа должны включать и показания спидометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо), а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на стоянку.

Другие часто встречающиеся ошибки в оформлении и учете путевых листов

Из практики проверок можно отметить: бывают случаи, когда в путевых листах допускается исправление штрихом (например, исправляются записи об остатке горючего, показаниях спидометра и т.д.). В данном случае путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских. Правда, при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений.

Таким образом, при исправлении в путевом листе, например, показаний спидометра или данных об остатке горючего на начало или конец рабочего дня должна стоять подпись водителя, механика или иного уполномоченного лица, подтверждающего правильность этой корректировки.

Встречаются также случаи, когда в разделе «Задание водителю» путевого листа стоят отметки «ремонт», «ремонтные работы», «капитальный ремонт» и т.п., т.е. при невыезде автотранспорта по причине поломки форму данного документа, недолго думая, используют для оформления ремонта автомобиля.

По этому поводу напомним: путевые листы не предназначены для указания сведений о ремонте автотранспорта, для этого законодательством предусмотрены дефектная ведомость, смета на проведение ремонта, акты выполненных работ и др. (см. рис. 2).

Система штрафов в 2021 году за путевой лист для ИП и юридических лиц

По статье ст. 12.31.1. КоАП РФ, юридические лица и ИП несут одинаковую ответственность даже с учётом возможного несоответствия доходов крупных транспортных компаний и небольших индивидуальных предприятий. Малый бизнес больше всего страдает от штрафов за отсутствие путевых листов, поэтому, чтобы избежать штрафных взысканий, важно тщательно выполнять требования действующей нормативно-правовой базы.

Для юридических лиц возможность следовать нормам законодательства шире по следующим причинам:

• В организации работают только сотрудники с необходимой квалификацией;
• Отработана система бухгалтерии по путевым листам;
• Зафиксированы расходы на ГСМ;
• Контролируется график работы сотрудников;
• Присутствует собственный медицинский персонал;
• Есть свой кабинет для проведения предрейсовых осмотров или организация сотрудничает со специализированной компанией для осуществления проверок специалистами перед рейсом.

Даже с учётом всех преимуществ, крупные организации всё равно получают немаленькие штрафы и терпят убытки. Неправильное оформление путевок приводит к большим денежным потерям: увеличению налогооблагаемой суммы или взысканиям за отсутствие прохождения предрейсовых осмотров для каждого водителя.

Срок действия путевого листа с 2021 года

Правила, касающиеся периода действия п/л, отражены в новом Приказе №368. В I главе п. 2 регламентирован порядок заполнения срока действия путевки:

• заполняют число, м-ц, год, когда документ выдается на 1 день;
• если рейс длится более, необходимо указывать период (даты) с какого по какое число длится командировка.

Раньше п/л могли оформить максимум на 30 дней. Если поездка длилась дольше, требовалось выписывать 2 листа. Теперь срок действия не ограничен. Вместе с тем нельзя использовать 1 п/л несколько дней, если график работы водителя укладывается в рамки ежедневной смены. Во II главе (пункты 8; 9; 10) норматива говорится:

• путевка оформляется на каждое ТС юрлица или ИП;
• документ выдается перед началом рейса, который может длиться более суток, или на 1 смену. Срок действия: восьми часовой день + не более 4 (в исключительных случаях — 5) часов на отдых;
• допускается на 1ТС выписывать 2 п/л, если водители работают посменно.

Из вышесказанного следует, что водитель может находиться за рулем не более 12 часов. Время выезда с места постоянной парковки фиксируется. Поэтому за превышение трудовой нормы могут наложить штраф, как за просроченный, а значит недействующий или отсутствующий путевой лист. Если график превышен незначительно (отвозили последнего пассажира, занимались устранением поломки), наказания не будет. Но за продолжительную работу более установленной нормы могут последовать штрафные санкции.

Штраф при отсутствии путевого листа, когда используют автомобиль в личных целях

Автотранспортное средство использовать для себя можно, если оно принадлежит водителю. В таких случаях оформлять п/л необязательно. Но прежде выясним, когда он необходим:

1. Во 2 пункте 6 статьи автомобильного Устава Федерального Закона №256-ФЗ говорится, что при любом виде коммерческих перевозок ездить без оформления п/л запрещено.
2. В Приказе Минтранса №368 положение трактуется так: Если ТС эксплуатируется юрлицом или ИП п/л обязателен.

Из нормативов следует, независимо от форм собственности, если водитель является наемным лицом или осуществляет перевозку на своем транспорте для организации или ИП, иметь при себе заполненный документ нужно. Без путевки запрещается:

• перевозить, перемещать (автопогрузчики) товары, оборудование, технику и прочие виды грузов;
• выполнять заказы по доставке пассажиров из пункта А в пункт Б, их вещей, багажа или в качестве курьеров — продуктов;
• управлять общественным транспортом.

Если цель поездки не подпадает под вышеперечисленные пункты, автомобиль является вашей собственностью, не принадлежит организации, ИП, не арендовано в качестве ТАКСИ, можно п/л с собой не возить. Какие санкции могут последовать, если зафиксируют нарушения данных нормативов?

Какие штрафы предусмотрены статьей 12.31.1. КоАП РФ

Транспортным компаниям и ИП лучше не рисковать, а всегда заполнять путевые листы согласно требованиям к обязательным реквизитам. Потому что без путевки, привлекут к административной ответственности (ст. 12.31.1.). Статья предусматривает наказание в виде штрафа по нескольким пунктам:

• не проведение медосмотра;
• отсутствие технического контроля транспортного средства.

Когда Инспектор дорожной службы составит протокол, прежде чем его подписать, прочтите, по какой статье вменено административное наказание. Если это ст. 12.31.1. укажите, что с обвинением не согласны. Путевку забыли (потеряли), но ее точно получали. На предприятии об этом есть запись в журнале учета п/л. Медицинский осмотр и техосмотр прошли. Тогда в суде появится шанс изменить вмененную статью на более мягкую — 12.3. КоАП РФ.

Похожие записи:

• Что такое коммунальные услуги и что в них входит для съемки квартиры
• Если работодатель потерял трудовую книжку работника ответственность
• Реестр сведений о доходах физических лиц в 2023 году