Как организовать документооборот чтобы не отвечать за чужие ошибки
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать документооборот чтобы не отвечать за чужие ошибки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.
Важные правила для контроля документооборота
Правило 1
Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.
Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.
Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.
Правило 2
Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.
Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.
Правило 3
Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.
Правило 4
Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.
Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.
Правило 5
Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.
Правило 6
Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.
С чего начать разработку регламента
Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.
Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.
Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.
Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.
Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы – через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.
Принципы организации документооборота в организации
Для оптимального распределения потоков документов используется простой и понятный принцип: использование самых коротких путей. Однако не всегда удается применять этот принцип на практике, что весьма усложняет процесс обмена документами и приводит к замедлению и удорожанию документооборота на предприятии. Другой принцип состоит в наиболее эффективной организации документооборота внутри компании с целью максимального достижения поставленных задач трудового коллектива. Сочетание минимальных временных затрат и максимального объема решаемых задач является целью организации системы документооборота. Рассмотрим правила более детально.
Принцип строгой регламентации. Подразумевает под собой прописанные правила для каждой процедуры «жизни» документа: от создания/получения до последующей обработки и отправки/завершения. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
Правило маршрутизации. Четкая структура и схемы движения документов различных типов и назначения обеспечат оперативность и бесперебойность производственного процесса. Целью является достижение документа адресата в предельно короткие сроки.
Принцип непрерывности. Создается конвейер потока документов с целью равномерного распределения нагрузки между исполнителями. Тут используется ряд инструментов, способных зафиксировать занятость сотрудников.
Принцип отсутствия дублей. Оптимизация процесса обмена документами, исключающая повтор операций обработки документов.
Выполнение основных правил организации документооборота в компании обеспечит бесперебойное движение данных при минимальных издержках времени и труда. А также исключит форс-мажорные ситуации вследствие задержки документов их на каком-то этапе их оборота или же вовсе полной утраты.
Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации
1. Воспользуйтесь помощью экспертов: если в штате компании нет ответственного сотрудника, способного однозначно сказать, какая программа будет лучшей конкретно в вашем случае, спросите об этом у специалиста (консультанты «Клеверенс» тоже помогут).
2. Познакомьтесь со всеми предложениями, не отбрасывайте какие-то из них сразу же. И не гонитесь только за функционалом, смотрите еще и на масштабируемость, тогда в будущем инструментарий ПО точно можно будет расширить.
3. Обращайте внимание на качество аппаратных решений: на характер поддержки СУБД, распределение потоков, легкость интеграции в уже сформированную IT-структуру фирмы и так далее.
Новые правила документооборота
Проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» уже опубликован. Согласно Приказу Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н его применение станет обязательным с 2021 года. Организации бюджетной сферы его применять не должны.
Стандарт содержит требования к документам бухучета и организации документооборота. Определены два основных понятия: «документы» и «документооборот». К документам относится вся «первичка», а документооборот – это организация движения документов в экономическом субъекте, начиная от момента их составления или получения до отправки в архив.
Основные новшества документооборота следующие.
Требования к документам бухучета
Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Так, дата составления документа может не совпадать с фактической датой осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.
Стандарт допускает включение в документы не только обязательных, но и дополнительных реквизитов. При этом, если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.
Несколько событий хозяйственной жизни теперь можно фиксировать в одном сводном документе, например, начисление процентов, амортизацию, повторяющуюся поставку товара по одному и тому же договору. При этом организация вправе самостоятельно устанавливать периодичность формирования таких документов – пп. «а» п. 13 проекта.
В качестве первичных разрешат использовать следующие документы:
- договор;
- кассовый чек;
- квитанцию об оплате;
- расписку;
- служебный контракт;
- служебное задание;
- приказ о приеме на работу;
- приказ об увольнении;
- авансовый отчет.
Критерии эффективности автоматизированной системы управления документооборотом
- зрелость – процент ошибок, вызванных недостатками ПО или его несвоевременным обновлением;
- соответствие требованиям вашего бизнеса и отраслевым стандартам;
- масштабируемость – способность к наращиванию производственных мощностей, объемов хранилища, функций, числа пользователей;
- качество защиты данных и устойчивость к отказам;
- уровень доступности, гибкость разграничения прав, широта изменения настроек;
- мастерство технической поддержки на всех стадиях (подключение, пуск, обслуживание);
- стоимость обладания – цена покупки лицензии и обновлений, затраты на аппаратное обеспечение и администрирование и тому подобные расходы.
Риски есть всегда, в любой сфере деятельности. Важно их предусмотреть, оценить и принять необходимые меры, чтобы избежать потерь.
Как рискует компания, решившаяся внедрить ЭДО и наладить документооборот с партнерами? Вот основные моменты, которые на старте вызывают беспокойство у многих компаний.
1. Затраты на документооборот только повысятся
При внедрении юридически значимого ЭДО вы платите за электронную подпись и за услуги оператора. Прежде чем внедрять, узнайте, сколько документов в год обрабатывает ваше предприятие. Исходя из стоимости ЭП и тарифа оператора, можно посчитать, во сколько вам будет обходиться отправка каждого документа. Сравните эти расходы с расходами на отправку привычным вам способов. Исходя из этого, посчитать рентабельность ЭДО для организации будет несложно.
2. Сотрудники не разберутся в системе, станет только хуже и медленнее
Если вы переходите на ЭДО «с нуля», не пользуясь никакими другими корпоративными системами, то потребуется выделить определенные ресурсы на то, чтобы помочь сотрудникам освоиться: организовать обучение для ключевых сотрудников, донести до людей ценность электронного документооборота, дать им понять, что это в первую очередь облегчит их же жизнь.
В остальном современные системы имеют понятные интерфейсы. Разобраться, как зарегистрировать документ, легко: если настроена автоматическая нумерация и правила регистрации, то сотруднику достаточно просто нажать кнопку, не выполняя никаких дополнительных настроек.
3. Документы все равно не примут в суде
Здесь стоит тщательно разобраться в видах электронной подписи. Мы уже выяснили, что квалифицированная подпись является наиболее защищенной и приравнивается к собственноручной на законодательном уровне. Выбирайте именно эту подпись, приобретайте сертификат у удостоверяющего центра, и проблем с признанием документов в суде точно не будет. Оператор Диадок может предоставить вам такой сертификат по запросу, а также в ELMA365 есть готовая интеграция с центром КриптоПро.
Основные принципы организации документооборота
Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.
Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:
- Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
- Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
- Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
- Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.
Как практически закрепить обязательность исполнения всеми работниками требований главбуха
Чтобы добиться исполнения требований бухгалтера, можно использовать уже имеющиеся инструменты по организации документооборота. Речь идет о графике документооборота.
Он составляется для упорядочения движения документов в организации. График позволяет обеспечить своевременное получение бухгалтерией «первички», ее учет и хранение, и главное – в нем есть сведения о лицах, отвечающих за составление того или иного первичного документа. Таким образом, ясно, на кого ложится ответственность за правильное заполнение конкретной бумаги.
График составляется организацией самостоятельно. Это может быть схема или таблица. За основу можно взять форму графика, приведенную в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Примеры привлечения к ответственности за чужие ошибки
Новая поправка в статью КоАП РФ за грубые нарушения в учете, возможно, уберегла бы от денежного взыскания главного бухгалтера сельского поселения.
Главбуха по результатам проверки оштрафовали на 5 тыс. рублей за неотражение в бухгалтерском балансе за 2017 год числящегося в реестре муниципальной собственности нежилого здания. Жалобу бухгалтера об отмене судебного акта в связи с отсутствием состава преступления судьи оставили без удовлетворения.
В свое оправдание женщина представила следующие доводы:
Пример № 2. В ошибке кассира виноват директор
Еще один пример наказания за чужие ошибки – штраф на гендиректора общества за нарушение порядка ведения кассовых операций.
Проверка выявила факты возврата денежной наличности по ошибочно пробитым и возвратным чекам. Причем возврат средств осуществлялся ранее продажи возвращенных товаров, что свидетельствовало о неоприходовании денежных средств в кассу.
Непосредственно виноват в этом был кассир, однако оштрафовали именно директора. Отменить штраф руководителю не удалось, всю ответственность судьи возложили на него (Решение Московского городского суда от 18.09.2013 № 7-2520/13).
Пример № 3. За ошибки в «первичке» отвечают ее составители, а не главбух
Государственная инспекция труда оштрафовала главного бухгалтера АО на 10 тыс. рублей за неполную выплату зарплаты сотрудникам. Дело в том, что плановая проверка общества обнаружила факты неоплаченной сверхурочной работы.
Не согласившись с наказанием, главбух подал жалобу об отмене постановления ГИТ. Бухгалтер настаивал на том, что субъектом правонарушения он не являлся, поскольку в его обязанности контроль правильности составления табелей учета рабочего времени не входил. Согласно должностной инструкции он был обязан контролировать лишь отражение в учете (в программе «1С: Предприятие») данных, содержащихся в табелях.
Суд внял доводам заявителя по следующим причинам:
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Управленческий аспект согласования
Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.
Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.
Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.
Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.
Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.
Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.
Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.
Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.
Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.
Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.
Оптимизация документооборота
Основной целью автоматизации можно считать сокращение затрат на обслуживание документооборота, но есть и не менее важные задачи: ускорение согласования документов между отделами и подразделениями, ликвидация человеческого фактора, упрощение работы с договорами. В некоторых случаях оптимизация может стать следствием изменений в законодательстве, например, при внедрении обязательных для работы форм документации.
Способы автоматизации зависят от особенностей предприятия. Иногда достаточно просто наладить правильную маршрутизацию, а в других ситуациях может потребоваться полная проработка документации, создание шаблонов и настройка взаимодействия подразделений. В любом случае сначала проводится аудит, выявляющий проблемные места.
В результате оптимизации компания должна получить ускорение всех процессов, связанных с документооборотом. Документы становятся стандартизированы, а юристы не тратят лишнее время на вычитывание одних и тех же текстов, потому что документы полностью соответствуют требованиям законодательства.
Некоторые компании пытаются провести самостоятельно организовать документооборот, но в итоге теряют время и деньги. Обычно сотрудники внутри компании не сильно заинтересованы в автоматизации, ведь это приведет к смене устоявшихся правил и маршрутов в работе. К тому же, у сотрудников часто нет достаточного опыта в поиске узких мест, а также в их устранении. Поэтому попытки оптимизировать работу с документами своими силами редко бывают успешными.
Привлечение сторонней компании в этом случае выглядит более выигрышно. Уже при проведении аудита, можно выявить значительное количество проблем. Просто за счет опыта работы на других аналогичных проектах. У компании Doczilla накоплен достаточный опыт аудита и оптимизации документооборота на предприятиях. Это позволяет ускорить процесс цифровизации, избежав многих стандартных проблем.
Кейс: как мы автоматизировали документооборот в «Почте России»
Наглядным примером оптимизации работы с электронными документами является наше недавнее сотрудничество с АО «Почта России». Это крупная организация, где ежедневно создаются сотни документов.
Основной проблемой «Почты России» было отсутствие стандартизированных форм для первичных документов. Это приводило к затягиванию сроков при переходе данных из одного отдела в другой. Также тратится время сотрудников на лишние действия, которые можно эффективно оптимизировать, проработав все необходимые формы и бланки Несмотря на все усилия и попытки, привести процессы к единообразию не удавалось: внутренние приказы и регламенты не работали. Тогда «Почта России» обратилась к нам с задачей оптимизировать создание документов.
Мы создали готовые шаблоны документов в электронном виде, которые упростили их составление и ускорили проверку отделами. Чтобы в документах не появлялись ошибки, мы запретили их редактирование на техническом уровне. Параллельно мы настроили гибкую маршрутизацию согласования документов по отделам — в результате получилось ускорить согласование в 2−4 раза.
Другие результаты смотрите в полном тексте кейса →
Руководителям предприятий необходимо уделять внимание оптимизации документооборота. Это позволит эффективнее тратить ресурсы компании, уменьшать нагрузку на сотрудников. Также во многих случаях ускоряются процессы в организации, что дает дополнительное конкурентное преимущество.