Может ли работник подать заявление об увольнении по электронной почте?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Может ли работник подать заявление об увольнении по электронной почте?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как уволиться дистанционно с работы, осуществляемой удаленно? Эта процедура несложная, но имеет свои особенности, связанные с характером такой работы. Каким образом расторгнуть трудовой договор, если сотрудник работает удаленно? Как правильно оформить кадровые документы при увольнении удаленного работника? Рассмотрим ответы на эти и другие вопросы в материале далее.

Как уволиться дистанционно с удаленной работы

По действующему законодательству работник по согласованию с работодателем может работать не на тех местах, которые традиционно считаются рабочими (т. е. созданными работодателем и контролируемыми им), а в удалении от них. Удаленный труд может осуществляться:

• на дому, и тогда местом работы будет являться место проживания работника (гл. 49 ТК РФ);
• без привязки к определенному месту выполнения работы, и тогда его характер будет определяться словом «дистанционный» (гл. 49.1 ТК РФ).

Оба вида удаленного труда объединяет то, что они:

• несмотря на ряд отличающих их особенностей, подчинены действию ТК РФ и оформляются трудовым соглашением с работником;
• допускают факт отсутствия работника, выполняющего работу, на месте, контролируемом работодателем, что исключает обычный порядок ведения табеля учета рабочего времени и лишает работника возможности получения доплат за сверхурочную работу;

Об особенностях оформления табеля на работающего на дому читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».

• позволяют работнику самостоятельно распределять время труда и отдыха, а работодателя вынуждают при выдаче задания на работу ориентироваться на такой объем этой работы, которая позволит работнику полноценно отдыхать в промежутках между периодами труда;
• могут выполняться средствами труда, принадлежащими как работнику, так и работодателю, причем работник вправе претендовать на выплату ему компенсации за использование принадлежащего ему имущества;
• допускают установление особого порядка процедуры передачи работнику задания на выполнение работы и получения от него ее результатов;
• ограничивают обязанности работодателя в части обеспечения охраны труда работника теми из них, которые оказываются доступны работодателю в силу территориальной удаленности работника или неприкосновенности его жилья;
• позволяют дополнять положения ТК РФ особыми условиями, включаемыми в трудовой договор.

Различие между работой на дому и дистанционной определяется:

• местом выполнения работы — у надомника оно существует и имеет конкретный адрес, в то время как дистанционная работа не привязывается к какому-либо месту;
• возможностью привлечения к работе иных лиц — она есть у работающего на дому (часть работы он может поручить членам своей семьи) и отсутствует у дистанционного работника;
• характером результатов труда — надомник создает вещи, имеющие материальное выражение, а работающий дистанционно — интеллектуальные продукты;
• наличием непосредственного контакта с работодателем в процессе труда — надомнику такой контакт необходим (он может получать от работодателя исходные материалы и должен передавать ему конечный продукт), а взаимодействие с дистанционным работником происходит через электронные средства связи (с возможностью оформления для работника усиленной квалифицированной электронной подписи) и обычную почту.

Об особенностях дистанционной работы более детально можно узнать в «КонсультантПлюс». Чтобы всё сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Главным нюансом является правильное составление документа. Это относится как к заявлению, так и к доказательной базе, которая регламентирует уважительную причину. Среди основных особенностей, которые работники упускают при отправке электронной почтой:

• все документы, которые отправляются совместно с заявлением, также должны быть закреплены электронной печатью или заверены нотариально;
• для отправки документов при увольнении, потребуется указать каким образом это работодатель может сделать, так как по умолчанию вся документация, в том числе трудовая, выдаются на руки;
• также можно указать способ расчета, например, расписать необходимый счет, на который перевести деньги.

Все эти моменты могут значительно упростить процедуру. Стоит учесть, что по умолчанию основным является личное получение документационного пакета и расчета в крайний рабочий день.

Если работник не может лично явиться в отдел кадров или воспользоваться услугами почтовой связи, то законом предусмотрено отправка заявления на увольнение по электронной почте. Важными моментами считаются правильное заполнение всех данных, а также использование подписи цифрового типа. При любых нарушениях в заполнении документа работодатель вправе не принимать такой документ.

В какой срок работник должен предупредить об увольнении по собственному желанию

Работник должен предупредить вас об увольнении по собственному желанию, как правило, не менее чем за две недели до увольнения (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Иной срок предупреждения установлен, в частности:

— для работников в период испытания — не позднее чем за три дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ);
— для руководителя организации — не менее одного месяца (ст. 280 ТК РФ);
— для работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев, — за три календарных дня (ч. 1 ст. 292 ТК РФ);
— для сезонных работников — за три календарных дня (ч. 1 ст. 296 ТК РФ).

Указанные сроки нужно исчислять со следующего дня после того, как к вам поступило заявление работника об увольнении (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Для этого рекомендуем зафиксировать дату получения заявления, например, в журнале регистрации заявлений работников.

Время отпуска или болезни не прерывает течение этих сроков. На это время может приходиться и дата увольнения. Это следует из ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 80 ТК РФ, Письма Роструда от 05.09.2006 N 1551-6.

Что будет, если заявление отправлено по почте?

После получения письма работодателем составляется приказ о расторжении трудовых взаимоотношений. Однако на основании ст. 84.1 ТК РФ сотрудника необходимо ознакомить с документом. Для этого с приказа снимают копию и направляют работнику заказным письмом с уведомлением. В оригинал вносится отметка о дате отправки и номере корешка. Это подтверждает факт информирования сотрудника.

Далее записи об увольнении вносятся в личную карточку и трудовую книжку работника. В день расторжения договора, в связи с невозможностью вручить отсутствующему сотруднику рабочую документацию, ему направляют уведомление с приглашением явиться за ней.

Если в заявлении об уходе работник указал, что согласен получить трудовую книжку и другие бумаги почтой, их отправят на обозначенный адрес. Расчет с сотрудником обычно осуществляется путем перечисления средств на банковский счет — его можно указать в заявлении.

Выплаты включают заработок за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии. Возможна выдача денег наличными, если гражданин намерен за ними явиться. От лица увольняющегося работника может действовать его представитель (по доверенности) — он вправе забрать документацию и денежные средства.

Согласно ст. 140 ТК при отсутствии человека на рабочем месте в день расторжения договора расчет должен произойти не позднее дня, идущего за датой обращения сотрудника за деньгами.

При дистанционном увольнении за работником сохраняется право отзыва заявления любым способом в период отработки.

Прежде чем увольнять сотрудника по заявлению, поступившему по почте, лучше удостовериться, что оно отправлено действительно этим человеком. Можно позвонить работнику и уточнить, отправлял ли он письмо с уведомлением об увольнении. Если такой возможности нет, то рекомендуется сверить подпись в заявлении и подписи увольняющегося на иных документах. Эта процедура позволит избежать судебного разбирательства, если окажется, что человек не отправлял письма.

Если сотрудник указал дату окончания трудовых отношений, то работодатель может согласиться с ней или отказаться увольнять человека в указанный им день.

Если дата не указана, то лучше уточнить у сотрудника, когда он хотел бы уволиться. Расторжение трудового договора, при котором увольняющийся точно указал день увольнения, а наниматель с ним не согласился и сам выбрал день увольнения, не может быть расценено как увольнение по собственному желанию сотрудника.

Согласно законодательству Российской Федерации, каждый работник может подать заявление о завершении трудовых отношений по собственному желанию, после чего работодатель обязан уволить сотрудника в установленные сроки. Иногда единственным способом, который может использовать человек для уведомления нанимателя о своём намерении уволиться, является отправка письма. При соблюдении определённых правил дистанционный метод увольнения будет таким же законным, как и личное обращение человека к работодателю.

Как составить и подать заявление

Про форму документа: здесь все стандартно. Образца, разработанного каким-либо государственным органом, не существует. Но практика сложилась так, что в документе указывают:

• данные работника и работодателя;
• просьбу расторгнуть договор по инициативе сотрудника, подающего заявления;
• число, с которой работник желает оставить занимаемую должность;
• дату подачи заявления.

Дополнительно: работнику, если он хочет так же дистанционно получить трудовую книжку, необходимо выразить свое согласие на отправку таким способом документов. Иначе работодатель не сможет выслать бумаги.

Но намного важнее то, как отправляется заявление. Обычно, на ум приходит несколько вариантов:

1. По почте.
2. Через интернет.
3. Через представителя.

Нюансы, о которых следует знать кадровикам

Хотя форма приказа на увольнение по собственному желанию не менялась уже довольно давно, некоторые специалисты продолжают допускать ошибки при составлении документа о прекращении трудового соглашения. Среди самых распространенных огрехов:

1. Неправильная форма документа. Иногда кадровик не может найти типовой приказ на увольнение и умудряется скачать не тот бланк (например, использует формат Т8а, предназначенный для издания распоряжений о прекращении соглашения с несколькими работниками в один день).
2. Неверно указывается дата увольнения. Неопытный кадровик, использующий приказ об увольнении из организации по собственному желанию, забывает, что последний рабочий день и будет днем увольнения. Если работник написал в заявлении: «Прошу уволить меня », то в приказе нужно проставить эту дату. Если в нем написано: «Прошу уволить с », то последним днем работы будет уже .
3. Отсутствие согласования с профсоюзом. Если на предприятии есть такой орган, придется согласовывать с ним увольнение по инициативе работодателя. Приказ о увольнении по собственному желанию сотрудника, образец которого был представлен выше, подписывать представителем профсоюза не нужно.

Что будет, если заявление отправлено по почте?

После получения письма работодателем составляется приказ о расторжении трудовых взаимоотношений. Однако на основании ст. 84.1 ТК РФ сотрудника необходимо ознакомить с документом. Для этого с приказа снимают копию и направляют работнику заказным письмом с уведомлением. В оригинал вносится отметка о дате отправки и номере корешка. Это подтверждает факт информирования сотрудника.

Далее записи об увольнении вносятся в личную карточку и трудовую книжку работника. В день расторжения договора, в связи с невозможностью вручить отсутствующему сотруднику рабочую документацию, ему направляют уведомление с приглашением явиться за ней.

Если в заявлении об уходе работник указал, что согласен получить трудовую книжку и другие бумаги почтой, их отправят на обозначенный адрес. Расчет с сотрудником обычно осуществляется путем перечисления средств на банковский счет — его можно указать в заявлении.

Выплаты включают заработок за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии. Возможна выдача денег наличными, если гражданин намерен за ними явиться. От лица увольняющегося работника может действовать его представитель (по доверенности) — он вправе забрать документацию и денежные средства.

Согласно ст. 140 ТК при отсутствии человека на рабочем месте в день расторжения договора расчет должен произойти не позднее дня, идущего за датой обращения сотрудника за деньгами.

При дистанционном увольнении за работником сохраняется право отзыва заявления любым способом в период отработки.

Оформление кадровой документации

Руководитель, получив заявление на увольнение, в свою очередь, должен издать приказ на увольнение и выплатить все суммы, причитающиеся работнику. При этом если в заявлении указана просьба о пересылке документов, связанных с трудовой деятельностью, то работодателю следует ее выполнить

Непосредственно приказ на увольнение может быть оформлен по форме Т-8, утвержденной Госкомстатом в 2004 г. При этом на практике большинство предприятий используют собственные фирменные бланки.

Важно, чтобы в распорядительном документе имелись сведения о работнике, должности, которую он занимал на предприятии, а также отражены причины его увольнения со ссылкой на соответствующую норму. Например, п. 3 ст. 77 ТК РФ, если подчиненный уходит по собственной воле. В трудовую книжку вносится аналогичная формулировка.

Работодатель не получил отзыв заявления

На протяжении срока отработки сотрудник может изменить решение и направить руководителю письмо с отзывом заявления на увольнение. Иногда такое письмо опаздывает, то есть приходит к адресату уже после оформления приказа.

В таких случаях законность увольнения работника определяется исходя из даты поступления письма с отзывом.

Если руководитель получил отзыв после истечения срока предупреждения, то увольнение признаётся законным. Но для этого работодатель должен успеть провести окончательный расчёт, выдать сотруднику трудовую книжку, а также остальные необходимые документы.

Проведя все эти процедуры вовремя, наниматель сможет избежать неприятной ситуации, при которой сотрудник получит возможность отправить отзыв заявления в последний момент. Таким образом, все риски, возникающие при несвоевременном получении отзыва, возлагаются на самого увольняющегося.

В принципе заявление можно подать не только лично, вручив представителю работодателя, но и дистанционно. Для этого на юридический адрес работодателя нужно направить заказное письмо. Сделать это можно и другим способом, позволяющим определить факт доставки заявления и ее дату. Такого мнения придерживаются чиновники (письмо Роструда от 05.09.2006 № 1551-6).

Если закон не запрещает известить работодателя по почте, то действительно ли заявление об увольнении по электронной почте? Ведь в настоящее время переписка по е-мэйл значительно более популярна, чем традиционные письма.

Например, можно ли направить работодателю по электронке отсканированное заявление об увольнении? Будет ли это считаться письменным предупреждением об увольнении?

Как поступить с расчетом и трудовой книжкой

Если сотрудник не смог присутствовать лично и отправил заявление на увольнение по почте, то не исключено, что и прийти за трудовой он тоже не сможет. В таком случае необходимо отправить на его адрес уведомление, в котором следует указать:

• сведения о расторжении трудового договора: причина и реквизиты;
• предложение направить трудовую книжку по почте;
• просьба написать письменное согласие на отправку и почтовый адрес;
• сведения о режиме работы кадровой службы, если уволенный сотрудник все же захочет забрать трудовую книжку лично.

Также в последний день работы компания должна произвести с работником расчет, выплатив ему:

• заработную плату за отработанные дни;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• премии, выходное пособие и иные выплаты, предусмотренные коллективным или трудовым договором, либо иными внутренними актами компании.

Если вы выдавали заработную плату наличными деньгами, то в указанном выше уведомлении добавьте пункт о том, что работнику необходимо приехать в рабочее время и получить деньги в кассе.

Важна не дата отправки письма, а дата его получения

Предупредить об увольнении работник должен вас заранее, а именно не позднее чем за 2 недели (то есть за 14 дней) до увольненияст. 80 ТК РФ.

Течение двухнедельного срока предупреждения начнется на следующий календарный день после получения вами письма работника с заявлением. Например, письмо с заявлением направлено 1 июня, поступило в организацию 11 июня, значит, отсчет двухнедельного срока начинаем с 12 июня, следовательно, дата увольнения — 25 июняОпределение Мосгорсуда от 02.04.2013 № 11-10162/2013.

Конечно, если ни работник, ни работодатель не возражают, можно расторгнуть трудовой договор и раньше, не дожидаясь окончания двухнедельного срока. Но в этом случае в заявлении должна быть указана конкретная дата увольнения и вы должны быть согласны с ней.

Какие можно сделать выводы?

На первый взгляд, у работодателя не было шансов выиграть в споре с ГИТ. Если письменного заявления нет, уволить работника нельзя. С другой стороны, было заявление, направленное по электронной почте, которое, при определенных усилиях, могло бы спасти работодателя от штрафа.

Что можно было сделать? Самое простое – распечатать заявление, а при ознакомлении работника с приказом попросить его подписать. Потому что только личная подпись заявителя подтверждает подлинность документа.

Вариант более сложный – привести электронное заявление в соответствие с требованиями гражданского законодательства и сделать его доказательством волеизъявления работника. Сейчас еще невозможно заставить коллег подписывать все документы электронной цифровой подписью, но можно было бы найти нотариуса, который бы подтвердил подлинность и заверил электронное заявление работника (по вопросу признания судом заверенных нотариусом протоколов осмотра электронной почты можно посмотреть Решение Октябрьского районного суда г. Мурманска от 12.03.2012 N 2-860).

Есть и другие варианты. Но сейчас важно другое. Пока нет полноценной законодательной базы, которая бы регулировала электронный документооборот в кадровой сфере, работодатели не имеют право переводить отношения с работниками в цифровой формат. Все документы они должны создавать, вести и хранить в традиционной бумажной форме, как бы неудобно это ни было. Ведь, все что прямо не разрешено – запрещено. И контролирующие органы хорошо этим умеют пользоваться.

Похожие записи:

• Как матери одиночке получить квартиру от государства в Москве с ребенком
• Компенсация при увольнении по сокращению штата в 2023 году
• Налоговый вычет за квартиру 2023 документы