Нужна ли подпись сотрудника в трудовой книжке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужна ли подпись сотрудника в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как правило, на неправильно совершенные записи либо их полноту лицо обращает внимание только при выходе на пенсию, во время оформления заграничного паспорта для выезда за рубеж или при сборе необходимой документации для получения банковского кредита. Некорректное заполнение основного трудового документа лица может повлечь отрицательные последствия, которые необходимо немедленно устранить. Однако не всегда это возможно сделать быстро и без существенных временных затрат, ведь организация – бывший работодатель может быть реорганизована, сменить свое фактическое место нахождения, поменять руководителя либо вообще быть ликвидирована. В этом случае потребуется не один день на восстановление правильной записи в трудовой книжке.

Новые формы трудовой книжки и вкладыша

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:

• теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
• для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – ​7 (ранее, напомним, их было поровну – ​по 10);
• сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
• указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
• в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.

Выдача трудовой книжки работнику

Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:

• в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
• графе 2 – ​дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
• графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.

О переводе на другую должность

Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.

Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.

В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.

В чем заключается его верное оформление:

• начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается);
• титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая;
• данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.);
• на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации;
• сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства.

Когда работник должен ставить личную подпись в трудовой

Отечественным законодательством предусмотрено несколько случаев, когда работник обязан поставить свою подпись в основном документе о своей трудовой деятельности и профессиональном стаже. Среди них выделяют следующие:

1. на титульном листе трудовой книжки после того, как ответственный за ее ведение и хранение заполнит все основные сведения о конкретном сотруднике (фамилия, имя, отчество, день, месяц и гор рождения, записи о полученном образовании (полном или неполном), профессия, специальность или специализация с указанием уровня квалификации);
2. на титульном листе после совершения всех записей, отраженных в пункте 1, при выдаче работнику дубликата трудовой книжки;
3. при выдаче вкладыша к трудовой книжке подпись ставится также на титульном листе, после заполнения всех необходимых полей (вкладыш имеет юридическую силу только в совокупности с трудовой книжкой);
4. после ознакомления со всеми внесенными в трудовую книжку записями, реквизитами, а также после проверки наличия подписи и печати организации-работодателя или уполномоченного лица.

Совершение каждой новой записи, которая вносится сотрудником отдела кадров в трудовую книжку или в ее вкладыш, связанная с переводом в другое подразделение, назначение на другую должность, увольнение работника, должно сопровождаться оповещением работника. При этом само лицо, в отношении которого вносились соответствующие изменения, должно расписаться в личной карточке о том, что оно ознакомлено с данным фактом.

Например, в случае увольнения при вручении документа о трудовой деятельности сотруднику лично в руки, работник ставит подпись в трудовой книжке, а также в двух других документах, в частности:

• в личной карточке;
• в книге учета движения трудовых книжек.

Личная карточка – это документ установленного образца, который должен быть оформлен на каждого работника, трудоустроенного в конкретной организации. Она состоит из 11 разделов, в том числе общих сведений, информации о воинском учете, прием на работу и соответствующие переводы, аттестация, окончание курсов повышения квалификации, переподготовка.

Книга учета представляет собой комплексный документ, в котором регистрируется любое движение трудовых книжек внутри и вне организации-работодателя.

В законе есть одна оговорка, в соответствии с которой подпись работника не ставится в том случае, когда в день прекращения юридического действия трудового договора невозможно выдать трудовую книжку. Это может быть обусловлено тем, что работник отсутствует либо отказывается получить ее на руки. В этой связи представитель работодателя должен направить ему соответствующее уведомление, в котором содержится предложение забрать трудовую лично либо дать письменное согласие на ее отправку посредством почтовых услуг.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.

Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.

Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.

Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.

Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.

Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.

Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.

Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:

В графе 1 проставить порядковый номер записи.

В графе 2 указать дату ее внесения.

В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».

В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».

Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.

В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.

Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.

Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.

Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.

В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.

Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Как исправить ошибки другого работодателя

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.

Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.

Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.

Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.

Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.

Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.

Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.

Расторжение трудовых взаимоотношений по тем или иным причинам вначале оформляется приказом об увольнении. После чего следует процедура записи в трудовом документе, фиксирующая дату увольнения, номер приказа, причину увольнения.

Не будем подробно останавливаться на формулировках этой записи, поскольку современный вариант «Инструкции по заполнению трудовых книжек» доступен и включает в себя все формулировки для наиболее распространенных причин увольнения сотрудника.

Начнем с момента, когда запись уже внесена. Следующим этапом станет её официальное заверение. Как именно реализовывается данный аспект, подсказывает особый нормативный документ под названием «Правила ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков для них, а также обеспечения ими работодателей» (далее по тексту будем именовать — Правила).

В частности, п.10 этого свода Правил постановляет, что в ходе аннулирования трудового договора с сотрудником все записи, которые были вносимы на протяжении трудового процесса в его трудовую книжку (далее употребляется в тексте как ТК), обязательно должны быть завизированы личной росписью работодателя или лица, несущего ответственность за работу с ТК, росписью увольняемого сотрудника, а также печатью учреждения.

Ниже рассмотрим подробнее каждый пункт всей процедуры и того, кто ее подписывает. Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит запись в трудовой книжке при сокращении должности, что писать при увольнении по собственному желанию. Иначе вы просто не поймете о чем идет речь.

1. Книжки должен вести руководитель компании.
2. Полномочия можно делегировать секретарю или кадровику. Для этого нужно оформить приказ.
3. Лишние слова рядом с подписью работника, сделанной в трудовой писать не нужно. Достаточно росписи специалиста.
4. Если название должности длинное, можно заменить ее словом работник.
5. Правила нужно соблюдать строго, в противном случае придется платить штрафы.
6. Специалист ставит подпись после кадровика. Пропускать графы нельзя.
7. Работник должен поставить свой автограф не только в трудовой книжке, но и других документах. Подписью заверяется личная карточка, книга движения трудовых книжек и приказ.

Кто может подписывать этот документ?

Вопросы, касающиеся ведения и заполнения трудовых книжек, регламентируются Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года.
В случае увольнения работника в его трудовую книжку вносится соответствующая запись, указывающая на:

• причину расторжения рабочих правоотношений сторон;
• дату этого события;
• реквизиты приказа, который лег в основу увольнения.

Вносить записи в трудовую книжку имеют право:

• руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (ИП);
• руководитель кадрового подразделения компании;
• специально назначенное лицо, уполномоченное на заполнение трудовых книжек, например, на период отсутствия кадрового работника.

Для того, чтобы передать полномочия по заполнению трудовых книжек определенному сотруднику, руководитель предприятия издает соответствующий приказ.

Если внесение записей в трудовые книжки является основной работой начальника отдела кадров, то на период его отсутствия (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) обязанность по ведению и заполнению трудовых книжек должна быть возложена на другого работника. Делается это путем издания соответствующего приказа, в котором должны содержаться следующие сведения:

1. Ф. И. О., должность лица, которому временно вменяется исполнение обязанностей по ведению трудовых книжек;
2. промежуток времени, в течение которого сотрудник должен исполнять данные обязанности;
3. информация о доплате за выполнение дополнительного объема работ.

После заполнения всех граф трудовой книжки (порядковый номер, правовое основание прекращения трудового договора, реквизиты приказа, дата увольнения) специалист, уполномоченный на ведение книжек, или ИП должен подписать документ и тем самым подтвердить достоверность внесенных сведений. При этом подпись уполномоченного сотрудника или ИП должна включать в себя:

• наименование занимаемой должности;
• непосредственно подпись;
• расшифровку подписи, т. е. фамилию, имя и отчество без сокращений.

Оформление трудовой книжки при увольнении

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2007, N 2

Оформление трудовой книжки при увольнении

Кто подпишет?

Подписывает работодатель

Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку. Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнении трудовых книжек (далее — Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований прекращения (расторжения) трудового договора.

———————————

Утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Какие записи вносятся в бланк

Обязательно нужно писать, где работал специалист, какую занимал должность, когда и по какой причине расторгнут контракт. Так же указывается информация о наградах, выданных за достойную работу.

Это важно знать: Могут ли уволить во время или после испытательного срока по инициативе работодателя

Каждый из перечисленных фактов кадровик фиксирует в бланке не позднее недели со дня наступления. Исключение есть только, когда расторгается контракт. Запись об увольнении делается в последний день исполнения обязанностей.

Срок для оформления сведений отсчитывается со дня вынесения приказа директором.

Под каждой записью должен стоять автограф работника в трудовой книжке. Есть порядок, как работник должен быть с записями ознакомлен. Специалист, который решил уволиться, обычно пишет свою фамилию, инициалы и ставит подпись. Одной подписи без расшифровки инициалов будет недостаточно.

Перед тем, как ставить свой автограф, работнику лучше проверить, правильно ли внесена запись. Сотрудники в первую очередь заинтересованы в том, чтобы бланк оформлялся правильно. Когда допущены ошибки, кадровик вносит коррективы. Зачеркивания не допускаются. Текст признается недействительным, а следом делается корректная запись.

Работнику не придется писать: с записью в трудовой книжке ознакомлен, не понадобится образец, если налагается дисциплинарное взыскание. Ведь сведения о наказаниях в бланк не заносятся. Исключением является увольнение. При увольнении по соответствующим основаниям, предусмотренным ТК РФ, записывается информация в бланк.

Кто подписывает увольнение в трудовой книжке

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности. Для оформления, ведения и хранения на практике применяются соответствующие Правила, инструкция и ГОСТ 6.30. Недостаточная регламентация оформления увольнения работника вызывает разночтения у должностных лиц, в чью компетентность входит запись в трудовой книжке об увольнении.

По закону при увольнении сотрудника в последний рабочий день ему обязаны выдать документ на основании приказа о прекращении трудового соглашения.

Все сведения, сделанные за период действия договорных отношений, заверяются последней записью, в которой указываются:

• дата окончания работы;
• ссылка на закон (причина увольнения);
• подпись ответственного лица.

Кто именно расписывается в трудовой книжке при увольнении?

Согласно нормативным актам правом заверения обладает работодатель. В том случае, если это индивидуальный предприниматель, то он обязан вести бумаги наемных работников. Учитывая немногочисленность персонала, для него это не составит большого труда. Если работодатель – юр лицо, то круг решаемых вопросов и штат не оставляют времени на кропотливую, требующую специальных знаний работу.

На предприятиях и организациях руководители делегируют свои полномочия работнику кадровой службы, бухгалтеру, секретарю, которые могут подписать трудовую книжку. Эти лица должны иметь официальный статус на основании приказа о своих должностных обязанностях. На время отпуска или болезни такого работника руководитель обязан издать дополнительный приказ о назначении временно исполняющего обязанности. На период замещения врио производится доплата за совмещение согласно законодательству.

Трудовая книжка представляет собой небольшой многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Его форма предусмотрена государством и является обязательной к применению на основании положений норм закона. В трудовой книжке формируются история трудовой деятельности и стаж наемного работника.

Форма и порядок составления таких книжек закреплены в двух подзаконных актах:

• Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
• Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Рассматриваемый документ, как правило, хранится у работодателя. Исключение из правил составляют случаи, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму в организации или у индивидуального предпринимателя.

Законодательством предусмотрены случаи, когда работник имеет доступ к этому документу для проставления в нем своей подписи об ознакомлении.

Пункт 12 Правил обязывает работодателей осуществлять ознакомление сотрудников со следующими сведениями, записываемыми в трудовую книжку:

• информацией о выполняемой работе;
• сведениями о переводах;
• записями об увольнениях и их основаниях.

Как правило, ознакомление производится следующим образом:

• должностное лицо кадрового подразделения записывает соответствующую информацию в трудовую книжку и личную карточку, после чего приглашает работника для ознакомления с ней;
• после ознакомления работника с записью указанное должностное лицо просит его расписаться под записью в трудовой книжке и личной карточке.

Форма личной карточки содержится в Приложении к Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (унифицированная форма № Т-2).

О том, что трудовая книжка (далее – ТК) – главный документ работника, сообщает 66-я статья Трудового кодекса. Вести ее обязаны не только работодатели-организации, но и индивидуальные предприниматели, при условии, что владелец документа отработал более пяти дней.

Трудовые книжки сотрудников оформляются и хранятся в соответствии с двумя основными документами:

• Правилами ведения и хранения ТК (Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003);
• Инструкцией по заполнению ТК (Постановление Министерства труда № 69от 10.10.2003).

В частности, 12-й пункт вышеуказанных Правил установил, в каких случаях ознакомление работника с записями в трудовой книжке обязательно. Их всего три:

• когда в ТК нужно сделать запись о выполняемой работе;
• когда сотрудника переводят на другую работу;
• когда его увольняют.

В перечисленных ситуациях в трудовых книжках делаются соответствующие записи, с которыми сотрудника должны ознакомить под поспись. Согласно данному пункту Правил, он ставит ее в личной карточке. Перед этим кадровик дублирует в ней запись, которая была внесена в ТК работника.

Печать в трудовой книжке при увольнении

С апреля 2020 года организации обязательно должны использовать круглую печать только в случаях, установленных федеральными законами (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ ). Во всех же остальных ситуациях печать используется только при ее наличии (то есть организация сама решает, нужна ли ей круглая печать или нет).

Требование о проставлении печати в трудовой книжке при увольнении содержится не в федеральном законе, а лишь в подзаконном акте (п. 35 Правил), следовательно, данное требование не является обязательным. Однако важно отметить, что в свое время Роструд, посчитал проставление печати в трудовой книжке, в том числе и при увольнении, обязательным, мотивируя свою позицию тем, что подзаконный акт принят во исполнение требований именно федерального закона — Трудового кодекса (Письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1 ).

Похожие записи:

• Выезд на встречку на перекрестке штраф
• Считается ли гараж капитальным строением
• Имеет ли право гинеколог говорить родителям что ты не девочка в 15 лет