Инвентаризация при смене руководящего состава (директора, главного бухгалтера)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководящего состава (директора, главного бухгалтера)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной. Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг. Чаще всего именно наличие большой дебиторской (кредиторской) задолженности вызывает вопросы.

Смена директора – алгоритм действий

1. Документальное оформление процедуры увольнения старого директора и приема нового директора. Какие документы необходимы?

• Заявление действующего директора на увольнение
• Решение участников организации об увольнении действующего директора и назначении нового директора
• Кадровые приказы об увольнении и назначении
• Приказ по организации о назначении комиссии по передаче дел от директора к директору
• Приказ по организации о проведении инвентаризации имущества на дату передачи дел от директора к директору
• Контракт с новым директором о назначении на должность.

Образец приказа о создании инвентаризационных рабочих комиссий по расчетам с подотчетниками

Это еще один участок, который следует проверять, чтобы максимально оптимизировать экономическую деятельность предприятия. Необходимость обусловлена контролем целевого использования средств компании. В ходе процедуры выявляются подотчетные средства, выделенные для работы, а также наличие или отсутствие отчетов за их использование в указанные сроки.

Объектом проверки в этом случае будут:

• наличие или отсутствие кассовых чеков, если средства выдавались на приобретение материальных ценностей;
• командировочные листы, приказы и удостоверения, авансовый отчет;
• сверка данных с имеющейся бухгалтерской отчетностью.

Оформляется аналогично созданию рабочих комиссий по участкам учета. Однако в соответствующей графе будут указываться не объекты, а лица, которых необходимо проконтролировать на целевое использование авансовых средств. Проверяющие могут назначаться для проверки группы таких работников или для каждого в отдельности на усмотрение руководства. Соответственно меняется нормативная база, на основании которой будет проводиться инвентаризация.

В остальном оформление бумаг остается аналогичным.

Создание инвентаризационной комиссии

Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.

Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.

Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.

Дата инвентаризации при смене руководителя

Срок проведения обязательной инвентаризации при смене руководителя на законодательном уровне не регламентирован. Его устанавливает директор своим приказом – до даты передачи дел новому руководителю.

Если прежний директор не издал такой приказ по каким-либо причинам, закон не запрещает прописать сроки и порядок проведения ревизии в решении (распоряжении) собственников компании.

При смене директора, происходящей в плановом порядке (например, при окончании срока контракта с действующим руководителем в конце календарного года), отдельную инвентаризацию обычно не проводят – учитывают итоги обязательной инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Если смена директора происходит внезапно, назначают внеплановую инвентаризацию.

Прохождение инвентаризации при ротации (замене) руководящего состава

Указанный способ контроля над сохранением средств и имущества в рассматриваемом случае носит неизбежный характер. Его порядок определяется законодательными, отраслевыми и федеральными стандартами РФ.

Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава

Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.

Приказ о проведении инвентаризации

Активы и обязательства организации подлежат инвентаризации (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Инвентаризация имущества и обязательств – это процесс проверки и документального подтверждения их наличия, состояния и оценки (п. 26 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Проведение инвентаризации обязательно, в частности (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н):

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально ответственных лиц;
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации.

Когда инвентаризация не является обязательной, случаи ее проведения, сроки, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Это может быть закреплено, например, в Положении о порядке проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). О том, как составить приказ о создании инвентаризационной комиссии, мы рассказывали здесь. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Что следует инвентаризировать при передаче дел?

Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной. Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг. Чаще всего именно наличие большой дебиторской (кредиторской) задолженности вызывает вопросы.

Следует обратить внимание на то, что в силу п. 27 ст. 30 Федерального закона N 83-ФЗ в обязанности органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, при заключении трудового договора с руководителем бюджетного учреждения входит указание условия о расторжении трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ при наличии у бюджетного учреждения просроченной кредиторской задолженности, превышающей предельно допустимые значения, установленные органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя.

Федеральный закон от 08.05.2010 N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».

Заметим, что наличие кредиторской задолженности во многих случаях, но не всегда является не чем иным, как следствием неправильного решения руководителя учреждения.

Кого следует уведомить о смене руководителя?

Смена руководителя учреждения накладывает на организацию соответствующие обязательства, связанные с уведомлением об этом определенных служб и органов, а в отдельных случаях такая информация является обязательной для отдельных поставщиков и прописывается в заключаемых с ними договорах.

Уведомляем ФНС. Сведения о руководителе организации как о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц (пп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Федеральный закон N 129-ФЗ)). Так, в соответствии с нормами Федерального закона N 129-ФЗ в ЕГРЮЛ к этим сведениям относятся: фамилия, имя, отчество руководителя, его паспортные данные и данные иных документов, удостоверяющих личность в соответствии с законодательством РФ, ИНН при его наличии.

Для справки. Уполномоченным федеральным органом, осуществляющим регистрацию юридических лиц и ведение ЕГРЮЛ, является ФНС (п. 1 Постановления Правительства РФ от 17.05.2002 N 319).

Объекты инвентаризации

• наличия ценностей юридического лица (ИП), числящихся на балансе;
• их сохранности;
• соответствия условий хранения;
• обязательств перед кредиторами и банками;
• прав требования денежных средств;
• складского учета и хозяйства;
• реальности данных.

• смена учредителя и директора, прочих материально ответственных лиц;
• грабеж, кража;
• стихийное бедствие;
• реорганизация, присоединение ООО к ООО пошаговая инструкция для проведения инвентаризации во всех подобных ситуациях аналогична.

В процессе необходимо проверить все имущество юридического лица и все виды финансовых обязательств вне зависимости от их территориального нахождения. Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:

• на ответственное хранение;
• в аренду;
• на переработку.

Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам.

Проведение годовой инвентаризации в учреждении

После того как комиссия закончила проводить инвентаризацию, проводят заседание. Во время него определяют основные результаты и выявленные расхождения. Одновременно устанавливают причину несоответствий и способы исправления ситуации. По результатам составляется протокол заседания. Обычно этот документ имеет такую структуру:

• наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
• название подразделения, где проводилась инвентаризация;
• наименование документа — протокол инвентаризационной комиссии;
• список членов комиссии с указанием фамилий, инициалов и должностей;
• описание результатов проверки;
• перечень выступавших на заседании;
• принятое решение;
• заключение комиссии;
• выявленные нарушения (если они есть);
• виновные в нарушении с указанием фамилий, инициалов и должностей;
• сведения о мероприятиях по устранению нарушений;
• подписи председателя и всех членов комиссии;
• приложения.

В качестве приложений к протоколу заседания прикрепляют следующие документы:

• акты и описи проведенной инвентаризации по формам ИНВ по каждому материально ответственному сотруднику, объекту, складу или подразделению;
• список неподходящей для дальнейшего использования продукции;
• перечень недостающей или излишней продукции с указанием цены;
• объяснительные записки материально ответственных работников или иных должностных лиц.

Добавим, что на заседании комиссия должна вынести следующие предложения:

• по срокам и способам устранения недостач, по проведению служебных расследований (в случае обнаружения недостачи);
• по дальнейшему пользованию устаревшей и непригодной для последующего использования продукцией;
• иные предложения касательно работы с подвергшимися проверке ценностями.

Если в ходе проверки не было обнаружено нарушений, то составлять протокол нет необходимости.

На основании такого протокола руководитель издает итоговое распоряжение.

В этом документе обязательно отражается «реакция» руководства на предложения членов комиссии и конкретные указания, что необходимо сделать: провести дополнительную проверку, наказать виновных, ввести дополнительные меры безопасности. Контроль за исполнением распоряжения руководитель иногда оставляет за собой. Остановимся подробнее на структуре приказа. Его, как и аналогичный распорядительный документ, составляют по определенным правилам. В его структуре обязательно содержатся следующие пункты:

• наименование организации и ее организационно-правовая форма;
• реквизиты (удобно использовать фирменный бланк);
• дата и номер приказа;
• преамбула, в которой идет перечисление всех документов, регулирующих проведение инвентаризационной проверки (акты инвентаризации, сличительная и учетная ведомости, протокол ревизии);
• приказная часть.

Инвентаризация при смене руководителя

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

• какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
• в какое именно время это следует осуществлять;
• перечисление видов активов, подлежащих проверке;
• назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
• возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

• сплошная инвентаризация – весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация – переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Акт приема-передачи дел

Процедура передачи дел новому руководителю осуществляется, в том числе, по результатам инвентаризации. Передаточный акт оставлен в произвольной форме, поскольку единая форма не была принята на законодательном уровне. В этом документе перечислены все бухгалтерские, учредительные и другие юридические документы, которые бывший начальник соглашается передать своему преемнику. Он также фиксирует передачу ценностей, оргтехники, ключей от помещений, сейфов, печатей компании, ключей ЭЦП и т.д.

Подготовьте две копии акта (по одной с каждой стороны). Передача осуществляется в присутствии всех членов установленной комиссии. Если при проверке или при передаче дел были обнаружены нарушения, это необходимо зафиксировать в акте. Этот документ послужит важным доказательством того, есть ли у нового директора какие-либо претензии к лицу, ранее занимавшему эту должность.

Создание инвентаризационной комиссии

Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.

Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.

Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.

Ответственность за непроведение инвентаризации

Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Это необязательно, компаниям разрешено разработать собственный вариант журнала, но для удобства пользуйтесь шаблоном, предложенным чиновниками.

После проведения сверки проводится заседание инвентаризационной комиссии. В результате при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей оформляется не только ведомость, но и протокол заседания комиссии. Протокол составляют в произвольной форме.

После того как устанавливающий документ подготовлен, его необходимо зарегистрировать в журнале для учета контроля исполнения таких решений.

Общие правила проведения инвентаризации

Нужна ли инвентаризация при смене руководителя? Да, ее организация – не право, а обязанность фирмы. Если увольняется генеральный директор, проверка проводится одновременно с передачей дел преемнику. Нарушение этого правила влечет наложение на компанию штрафных санкций.

Процедура ревизии ценностей помогает проверить:

• фактическое наличие имущества, отраженного в бухгалтерском учете компании (деньги в кассе, запасы на складе, основные фонды);
• состояние финансовых обязательств компании (кредиторская и дебиторская задолженность, резервы);
• соответствие данных бухгалтерского учета реальному положению дел.

Ревизия проходит по месту нахождения проверяемого имущества. Ее проведение – задача инвентаризационной комиссии, назначаемой директором. В нее входят представители администрации фирмы и бухгалтерии, работники других отделов (например, кладовщики, руководители производственных цехов), внешние эксперты (аудиторы). Если любой из членов комиссии отсутствует во время ревизии, ее итоги признаются недействительными.

Практика показывает, что оптимальный момент проведения ревизии – последний рабочий день руководителя. Она инициируется приказом, который подписывает старый директор до того, как будет уволен. Со следующего дня в должность вступает новый управленец.

Похожие записи:

• Налоговый вычет при покупке квартиры второй раз можно ли получить
• Порядок применения земельного сертификата многодетным (СПБ, 2023 год)
• Сумма долга для запрета выезда за границу в 2023 году